Régularisation des charges locatives : mode d’emploi

Synthèse de l’article : vous devez régulariser la provision pour charges dès réception du décompte annuel de votre syndic. Il est nécessaire de prévenir le locataire un mois en avance et de tenir à sa disposition les justificatifs pendant 6 mois. Vous ne pouvez régulariser des charges dues depuis plus de 3 ans.

Si vous avez opté pour une provision pour charges dans votre bail de location (et non un forfait de charges possible en location meublée ou pour des colocataires), la loi vous oblige à régulariser cette provision chaque année en fonction des dépenses réellement engagées.

Nous allons essayer dans cet article de vous expliquer tous les points importants de cette régularisation des charges locatives, appelée aussi parfois liquidation des charges.

immeuble

Comment fixer sa provision pour charges ?

Cet article traite de la régularisation en cours de bail.

Si vous souhaitez savoir comment définir vos charges lors de la rédaction du bail (montant, provision ou forfait), consultez notre fiche pratique sur la fixation des charges dans le bail.

Notre outil de gestion locative en ligne vous rappelle par mail les échéances importantes et notamment les quittances de régularisation des charges .

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Sommaire

Quelles dépenses sont récupérables auprès du locataire ?

Sachez tout d’abord que les charges que vous pouvez refacturer au locataire au titre des dépenses sont limitativement indexées dans la liste des charges locatives publiées par décret. Elle contient les principaux postes de charges : ascenseur, eu froid et chaude, entretien des parties communes, menues réparations locatives, etc.

En pratique cette liste vous est surtout utile pour refacturer les charges d’une maison, dans le cas d’un immeuble en copropriété la majorité des charges locatives vous sont facturées par le syndic via votre appel de charges de copropriété. Dans le relevé annuel de charges qui vous est transmis, le syndic aura déjà fait la ventilation des charges récupérables en fonction de la liste légale.

Pour le calcul des charges récupérables, il vous suffira donc de prendre la part récupérable des charges de copropriété dans le relevé annuel, d’y ajouter éventuellement des charges que vous auriez directement réglées (notamment la taxe d’ordure ménagère qui ne peut être refacturée en dehors de la provision pour charges) et de comparer le montant total réellement engagé avec la provision qui vous a été payée.

Quand faire la régularisation des charges ?

Vous devez régulariser le montant des charges le plus tôt possible, idéalement dès que vous recevez le décompte définitif des charges de copropriété. La loi impose alors de prévenir le locataire au moins un mois avant de procéder à la régularisation en lui transmettant notamment le décompte par nature de charges :

Un mois avant cette régularisation, le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires et, le cas échéant, une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs. Durant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires.

En dehors du décompte général par nature et le cas échéant des modalités de répartition si vous êtes en immeuble collectif, il n’est donc pas nécessaire de transmettre d’autres documents au locataire. Attention la transmission de ses documents est obligatoire sous peine de voir l’intégralité de la provision pour charges annulée comme en témoigne la jurisprudence ci-contre.

Consultation des factures

Au-delà du décompte par nature de charges et du récapitulatif complet prévus par l’article 23 de loi de 89, le bailleur n’est pas tenu de transmettre l’ensemble des documents – notamment les factures – justifiant des charges locatives. La loi prévoit simplement qu’elles sont mises à disposition du locataire qui peut donc venir les consulter, le plus souvent chez le syndic qui les conserve dans le cas d’une copropriété (cf réponse ministérielle » ).

Comment régulariser les charges ?

En accompagnement du décompte de charge et de l’éventuelle répartition entre occupants dans un immeuble collectif, vous devez envoyer un courrier ou un mail au locataire récapitulant le montant total qu’il a payé au titre des provisions, le montant réel dû, et la différence (positive ou négative) qui va modifier la prochaine échéance de loyer.

Exemple d’un récapitulatif complet des charges de copropriété avec la colonne part locative

Dans notre exemple, imaginez que le locataire a réglé 1200€ de charges annuelles via la provision de 100€ mensuelle, et que les charges réelles étaient de 1150€ annuelles. Vous devez donc lui proposer de ne payer que 50€ de provisions au titre de la prochaine échéance (100€ de provision mensuelle – 50€ de trop-perçus annuels).

Vous pouvez pour cela lui envoyer un avis d’échéance de régularisation et/ou directement une quittance de régularisation une fois le virement effectué.

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Quittances de régularisation avec la gestion locative en ligne

Notre offre bail Zen inclut l’envoi des quittances chaque mois et la possibilité de créer automatiquement un avis d’échéance et une quittance de régularisation des charges.

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Une fois la provision régularisée se pose la question de l’ajustement de la provision. Rien n’oblige le propriétaire à ajuster la provision aux dépenses réelles de l’exercice précédent. Dans notre précédent exemple, la différence entre le réel et le provisionné étant faible (moins de 10%) le bailleur peut choisir de rester sur une provision de 100€ et non pas de la basculer à 95€ (grosso modo 1150/12).

La question est particulièrement épineuse quand les charges locatives inclut une part significative de chauffage et d’eau chaude communes : le bailleur peut être tenté d’ajuster la provision en cas d’année exceptionnelle alors même que la moyenne historique de la provision est plus proche de celle fixée contractuellement.

Si la différence et importante et qu’elle n’est pas due à une hausse temporaire de chauffage, il est alors préférable de modifier la provision pour charges pour coller au plus juste sur le futur niveau de dépenses. Notre modèle de courrier/mail prévoit également un paragraphe indiquant au locataire le nouveau montant de la provision pour charges servant de base au calcul de la somme à payer.

A noter qu’il sera alors également nécessaire d’ajuster les quittances que vous envoyez au locataire.

Oubli de régularisation: charges locatives non récupérées

Si vous oubliez de régulariser la provision pour charges, la loi ALUR a introduit une prescription pour les baux signés après le 27 mars 2014 : toute action au titre du bail est prescrite au bout de 3 ans, que ce soit en faveur ou en défaveur du bailleur. La question de la date de démarrage de la prescription n’est pas évidente pour la liquidation des charges, en copropriété on peut penser qu’il s’agit de la transmission par le syndic du relevés annuel de charges de la copropriété.

Dans ce délai de trois ans le bailleur peut rattraper une régularisation de charges qu’il aurait oubliée, la loi précisant simplement qu’une régularisation faite avec plus d’un an de retard doit être lissée mensuellement sur demande du locataire.

Au départ du locataire

En cas de départ du locataire en cours d’année, par exemple le 1er juin 2017, ce dernier a payé une provision pour charges au cours de l’exercice 2016, charges qui ne seront connues qu’en 2018 lors de la reddition des comptes de copropriété. Pour garantir le propriétaire sur une éventuelle régularisation en sa faveur, ce dernier est autorisé de retenir jusqu’à 20% du dépôt de garantie, retenue qu’il ne rendra au locataire qu’une fois le décompte de charges connues.

Cette retenue sera éventuellement dégrevée de la régularisation en faveur du bailleur, mais elle devra également être complétée si la régularisation se trouve en faveur du locataire.

A noter évidemment que le propriétaire devra retenir dans son calcul le temps passé par le locataire dans le logement au prorata de l’exercice de charges – dans notre exemple 5/12 d’une année.

Impayés du locataire pour charges

Qu’il s’agisse d’une régularisation en cours de bail, ou d’une régularisation après le départ du locataire, le locataire est tenu du paiement du loyer et des charges – éventuellement régularisées – sous peine de voir son bail résilié.

Il est donc tout à fait possible de poursuivre le locataire pour impayés de charges et de viser la clause résolutoire en cas d’impayé, en gardant en tête le délai de prescription de 3 ans que nous avons évoqué.

Il est également possible de faire appel au garant dans les mêmes conditions qu’un impayé de loyer (voir notre article sur l’activation de la caution), après avoir vérifié que l’acte de caution solidaire signé incluait bien les charges locatives.

Locataire ayant quitté les lieux

Dans le cas particulier d’un locataire parti, la procédure est plus aléatoire car vous avez moins de moyen de pression et il va être plus compliqué de retrouver le locataire. Si le montant de la dette est conséquent – supérieur à 1000€ par exemple suite à une régularisation de compteur d’eau – cela peut valoir le coût de mettre en demeure le locataire puis de l’assigner au tribunal.

Attention cependant à bien construire le dossier avant d’entamer la procédure, en justifiant notamment que la régularisation importante n’était pas due à un dysfonctionnement imputable au bailleur (fuite des canalisations d’eau) ou d’une sous-estimation de la provision pour charges. Le cas échéant le propriétaire prend le risque de voir sa demande de régularisation annulée par le juge la considérant trop brutale ou déloyale.

Enfin si la dette locative est faible, inférieure à 1000€ déduction faite de l’éventuelle retenue de 20% sur le dépôt de garantie, nous déconseillons d’entamer une procédure contre un locataire ayant quitté les lieux.

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28 commentaires sur “Régularisation des charges locatives : mode d’emploi

  1. Bonjour,
    notre propriétaire nous demande une régularisation de charges sur les
    20 mois de colocations 2 mois après que nous ayons quitté l’appartement .
    Devons nous lui payer les 20 mois même si il n’a fait aucune démarche
    avant ?
    Merci d’avance pour votre aide.

    • Bonjour,

      Oui a priori c’est possible car la prescription est fixée à 3 ans, il doit par contre bien vous justifier cette régularisation et vous proposer de la lisser sur plusieurs mensualités.

  2. Bonjour je suis dans mon logement depuis juin 2017 et aucune régularisation n’a encore été faites est ce normal ? Suis je en droit de demander la régularisation ?

    • Bonjour,
      il faut voir avec votre bailleur mais s’il est en copropriété il doit en général attendre la liquidation des charges de l’immeuble pour vous la répercuter.
      Certaines copropriétés voient leur exercice comptable fixé à cette époque, donc cela expliquerait peut être le retard.
      En résumé nous vous recommandons de le contacter pour avoir des informations.

  3. Bonjour,
    A l’issue de la régularisation des charges, mon bailleur constate un trop-payé de ma part, qu’il déduit de mon prochain avis d’échéance. Ce trop-payé est élevé : plus de 2 fois le montant de la provision de charge mensuelle. Suis-je en droit de demander à mon bailleur à réduire cette provision mensuelle étant donné l’importance du trop-payé ?

    • Bonjour,

      Oui vous êtes en droit de « demander » mais le bailleur n’est pas obligé d’accepter. Tout dépend si le trop-payé est dû à un exercice de charges exceptionnellement faible (par exemple sur un hiver doux si vous avez des charges communes de chauffage), oui si c’est réellement que la provision a été mal fixée.

      Dans ce dernier cas l’usage veut effectivement que la provision soit réévaluée à la valeur réelle du dernier exercice.

  4. Bonjour,
    Je suis locataire et fin juin 2018, le gestionnaire du bien m’a réclamé 800 € de régularisation de charges pour l’année 2016. Il s’est avéré que cela est lié à une fuite d’eau dans la salle de bain historiquement dans un mauvais état. Vu le délai, 2017 sera certainement identique et 2018 aussi. Je conteste et refuse de payer cette somme. Suis-je en droit de le faire ?
    Merci d’avance pour votre aide.

  5. Bonjour,

    Mon propriétaire me réclame 1300e de régularisation de charges pour 2 années (je suis rentrée dans le logement en février 2016).
    Cependant je n’ai pas reçu de décompte de charges mais seulement les papiers d’appels de fond qu’il a reçu qui ne concernent pas. De plus il me comptabilise un garage que je n’ai pas, enfin mon compteur d’eau avait été changé et aucun index apparaît sur les documents qu’il m’a fait parvenir par mail. Est-il dans son droit?

    Merci d’avance

    • Bonjour,

      Il doit vous fournir seulement le décompte de charges et le mode de répartition entre locataires. Il faut donc lui demander ses documents pour qu’il vous explique sa régularisation. Il faut évidemment qu’il vous sorte les charges du garage de votre calcul.
      Enfin si vous avez un compteur d’eau individuel, cela n’impose pas forcément que les consommations d’eau soit refacturée au réel, il faut regarder si cela est précisé sur le décompte de charges communes, il est possible que l’eau soit refacturée à la surface.

  6. Bonjour,

    J’ai déménagé 25 Mai 2017 d’un logement social et j’ai reçu le décompte des charges individuelles en Mars 2018. Il apparaît un trop perçu de la part, alors que la locataire qui a repris mon logement a un trop payé de sa part.
    Est ce normal?
    Merci de votre réponse,
    Cordialement

      • Désolée si je me suis mal exprimée.
        J’ai déménagé de mon logement social le 25 Mai 2017.
        J’ai reçu en Mars 2018 la régularisation des charges pour 2017. Je leur dois 146 euro. La personne qui a repris le logement pour le reste de l’année a été remboursé sur la régularisation de charges. Est ce que c’est possible?
        Merci de votre réponse,
        Cordialement,

          • Donc rien oblige le bailleur a lisser les dépenses sur l’année au prorata de la durée du bail?
            J’ai connaissance que le montant des charges n’a pas changé.

          • le mieux est de lui demander mais il est possible qu’il vous ait ajouté dans la régularisation des charges, une dépense locative unitaire sur le début d’année.

  7. D’accord.
    En effet j’attends le détail de cette régularisation car je n’avais pas reçu le décompte.
    Merci pour vos réponses,
    Bonne journée

  8. Bonjour,
    J’habite dans mon appartement depuis le 15 octobre 2014, soit près de 4 ans. Je paie naturellement chaque mois mon loyer ainsi que les charges locatives correspondantes. Cependant, il n’y a jamais eu de régularisation de ces charges, ni pour moi ni pour aucun des autres locataires de l’immeuble (nous dépendons tous de la même régie), et ce malgrès nos demandes réitérés et insistantes. Que faire, laisser faire ou persister ?

    • Bonjour,

      C’est à vous de voir, mais si vous pensez que cela vaut le coup vous pouvez envoyer des mises en demeure par recommandé au bailleur, voire l’assigner au tribunal d’instance s’il ne répond pas.

  9. Bonjour,
    Mon appartement que j’occupe depuis mars 2013, à été vendu en décembre 2017. Ma nouvelle propriétaire, malgré mes relances n’a toujours pas établi la régularisation des charges et de consommation d’eau. A ce jour, elle a envoyé l’huissier pour mettre fin à mon bail (2 ans après sa date d’acquisition ). Je parts de mon logement dans un mois, quels sont mes recours vis à vis des charges qui ne sont pas régularisées et dont je paie tous les mois une provision?
    Cordialement

  10. Bonsoir , je suis locataire depuis avril 2017, je paie mon loyer et les charges locative , a ce moment la, il n’y a jamais eu de régularisation des charges en plus le proprietaire ne pas jamais donner de justificatif pour les charges , la semaine derniere,il est venu visité le studio et a decouvert que je viens d’installer un lave linge et il a decidé d’augmenter les charges de 10euro sans justificatif, je loue un studio de 24m2 et je paie en ce moment 30euro de charge , j’ai faits pratiquement 3 test sur internet pour voir ma consomation d’eau ,tous les test disent que je consomme moins de 10euro par mois alors que je paie 30euro de charge, ma question est si je demande au proprietaire de m’envoyer ses justificatifs et qu’ils refusent, est ce que je peux aussi arreter de payer les charges jusqu’a ce qu’il me donne les justificatifs pour proceder a la regularisation.
    Et merci

    • Bonjour,

      Non vous ne pouvez pas vous faire justice vous-même, nous vous recommandons de mettre en demeure votre propriétaire par recommandé pour vous transmettre les justificatifs et régulariser les charges, et s’il ne vous répond pas vous avez l’option de l’assigner au tribunal d’instance (sans avocat et gratuit) mais vous ne pouvez pas arrêter de payer les charges, c’est le juge qui décidera d’une éventuelle compensation a posteriori.

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