Mathieu Chantalat 3 mars 2018 Gestion locative > Échéances importantes

Régularisation des charges locatives : mode d’emploi

Synthèse de l’article : vous devez régulariser la provision pour charges dès réception du décompte annuel de votre syndic. Il est nécessaire de prévenir le locataire un mois en avance et de tenir à sa disposition les justificatifs pendant 6 mois. Vous ne pouvez régulariser des charges dues depuis plus de 3 ans.

Si vous avez opté pour une provision pour charges dans votre bail de location (et non un forfait de charges possible en location meublée ou pour des colocataires), la loi vous oblige à régulariser cette provision chaque année en fonction des dépenses réellement engagées.

Nous allons essayer dans cet article de vous expliquer tous les points importants de cette régularisation des charges locatives, appelée aussi parfois liquidation des charges.

pexels-photo-87223

Comment fixer sa provision pour charges ?

Cet article traite de la régularisation en cours de bail.

Si vous souhaitez savoir comment définir vos charges lors de la rédaction du bail (montant, provision ou forfait), consultez notre fiche pratique sur la fixation des charges dans le bail.

Sommaire

Quelles dépenses sont récupérables auprès du locataire ?

Sachez tout d’abord que les dépenses que vous pouvez refacturer au locataire au titre des charges sont limitativement indexées dans la liste des charges locatives publiées par décret. Elle contient les principaux postes de charges : ascenseur, eu froid et chaude, entretien des parties communes, menues réparations locatives, etc.

En pratique cette liste vous est surtout utile pour refacturer les charges d’une maison, dans le cas d’un immeuble en copropriété la majorité des charges locatives vous sont facturées par le syndic via votre appel de charges de copropriété. Dans le relevé annuel de charges qui vous est transmis, le syndic aura déjà fait la ventilation des charges récupérables en fonction de la liste légale.

Il vous suffira donc de prendre la part récupérable des charges de copropriété dans le relevé annuel, d’y ajouter éventuellement des charges que vous auriez directement réglées (notamment la taxe d’ordure ménagère qui ne peut être refacturée en dehors de la provision pour charges) et de comparer le montant total réellement engagé avec la provision qui vous a été payée.

A quel moment faire la régularisation des charges ?

La régularisation doit être faite le plus tôt possible, idéalement dès que vous recevez le décompte définitif des charges de copropriété. La loi impose alors de prévenir le locataire au moins un mois avant de procéder à la régularisation en lui transmettant notamment le décompte par nature de charges :

Un mois avant cette régularisation, le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires et, le cas échéant, une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs. Durant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires.

En dehors du décompte général par nature et le cas échéant des modalités de répartition si vous êtes en immeuble collectif, il n’est donc pas nécessaire de transmettre d’autres documents au locataire. Attention la transmission de ses documents est obligatoire sous peine de voir l’intégralité de la provision pour charges annulée comme en témoigne la jurisprudence ci-contre.

Consultation des factures

Au-delà du décompte par nature de charges et du récapitulatif complet prévus par l’article 23 de loi de 89, le bailleur n’est pas tenu de transmettre l’ensemble des documents – notamment les factures – justifiant des charges locatives. La loi prévoit simplement qu’elles sont mises à disposition du locataire qui peut donc venir les consulter, le plus souvent chez le syndic qui les conserve dans le cas d’une copropriété (cf réponse ministérielle).

Comment régulariser les charges ?

En accompagnement du décompte de charge et de l’éventuelle répartition entre occupants dans un immeuble collectif, vous devez envoyer un courrier ou un mail au locataire récapitulant le montant total qu’il a payé au titre des provisions, le montant réel dû, et la différence (positive ou négative) qui va modifier la prochaine échéance de loyer.

Exemple d’un récapitulatif complet des charges de copropriété avec la colonne part locative

Dans notre exemple, imaginez que le locataire a réglé 1200€ de charges annuelles via la provision de 100€ mensuelle, et que les charges réelles étaient de 1150€ annuelles. Vous devez donc lui proposer de ne payer que 50€ de provisions au titre de la prochaine échéance (100€ de provision mensuelle – 50€ de trop-perçus annuels).

Vous pouvez pour cela lui envoyer un avis d’échéance de régularisation et/ou directement une quittance de régularisation une fois le virement effectué.

Quittances de régularisation avec la gestion locative en ligne

Notre offre bail Zen inclut l’envoi des quittances chaque mois et la possibilité de créer automatiquement un avis d’échéance et une quittance de régularisation des charges.

en savoir plus sur la gestion locative en ligne

Une fois la provision régularisée se pose la question de l’ajustement de la provision. Rien n’oblige le propriétaire à ajuster la provision aux dépenses réelles de l’exercice précédent. Dans notre précédent exemple, la différence entre le réel et le provisionné étant faible (moins de 10%) le bailleur peut choisir de rester sur une provision de 100€ et non pas de la basculer à 95€ (grosso modo 1150/12).

La question est particulièrement épineuse quand les charges locatives inclut une part significative de chauffage et d’eau chaude communes : le bailleur peut être tenté d’ajuster la provision en cas d’année exceptionnelle alors même que la moyenne historique de la provision est plus proche de celle fixée contractuellement.

Si la différence et importante et qu’elle n’est pas due à une hausse temporaire de chauffage, il est alors préférable de modifier la provision pour charges pour coller au plus juste sur le futur niveau de dépenses. Notre modèle de courrier/mail prévoit également un paragraphe indiquant au locataire le nouveau montant de la provision pour charges servant de base au calcul de la somme à payer.

A noter qu’il sera alors également nécessaire d’ajuster les quittances que vous envoyez au locataire.

Oubli de régularisation

Si vous oubliez de régulariser la provision pour charges, la loi ALUR a introduit une prescription pour les baux signés après le 27 mars 2014 : toute action au titre du bail est prescrite au bout de 3 ans, que ce soit en faveur ou en défaveur du bailleur. La question de la date de démarrage de la prescription n’est pas évidente pour la liquidation des charges, en copropriété on peut penser qu’il s’agit de la transmission par le syndic du relevés annuel de charges de la copropriété.

Dans ce délai de trois ans le bailleur peut rattraper une régularisation de charges qu’il aurait oubliée, la loi précisant simplement qu’une régularisation faite avec plus d’un an de retard doit être lissée mensuellement sur demande du locataire.

Au départ du locataire

En cas de départ du locataire en cours d’année, par exemple le 1er juin 2017, ce dernier a payé une provision pour charges au cours de l’exercice 2016, charges qui ne seront connues qu’en 2018 lors de la reddition des comptes de copropriété. Pour garantir le propriétaire sur une éventuelle régularisation en sa faveur, ce dernier est autorisé de retenir jusqu’à 20% du dépôt de garantie, retenue qu’il ne rendra au locataire qu’une fois le décompte de charges connues.

Cette retenue sera éventuellement dégrevée de la régularisation en faveur du bailleur, mais elle devra également être complétée si la régularisation se trouve en faveur du locataire.

A noter évidemment que le propriétaire devra retenir dans son calcul le temps passé par le locataire dans le logement au prorata de l’exercice de charges – dans notre exemple 5/12 d’une année.

Impayés du locataire pour charges

Qu’il s’agisse d’une régularisation en cours de bail, ou d’une régularisation après le départ du locataire, le locataire est tenu du paiement du loyer et des charges – éventuellement régularisées – sous peine de voir son bail résilié.

Il est donc tout à fait possible de poursuivre le locataire pour impayés de charges et de viser la clause résolutoire en cas d’impayé, en gardant en tête le délai de prescription de 3 ans que nous avons évoqué.

Il est également possible de faire appel au garant dans les mêmes conditions qu’un impayé de loyer (voir notre article sur l’activation de la caution), après avoir vérifié que l’acte de caution solidaire signé incluait bien les charges locatives.

Locataire ayant quitté les lieux

Dans le cas particulier d’un locataire parti, la procédure est plus aléatoire car vous avez moins de moyen de pression et il va être plus compliqué de retrouver le locataire. Si le montant de la dette est conséquent – supérieur à 1000€ par exemple suite à une régularisation de compteur d’eau – cela peut valoir le coût de mettre en demeure le locataire puis de l’assigner au tribunal.

Attention cependant à bien construire le dossier avant d’entamer la procédure, en justifiant notamment que la régularisation importante n’était pas due à un dysfonctionnement imputable au bailleur (fuite des canalisations d’eau) ou d’une sous-estimation de la provision pour charges. Le cas échéant le propriétaire prend le risque de voir sa demande de régularisation annulée par le juge la considérant trop brutale ou déloyale.

Enfin si la dette locative est faible, inférieure à 1000€ déduction faite de l’éventuelle retenue de 20% sur le dépôt de garantie, nous déconseillons d’entamer une procédure contre un locataire ayant quitté les lieux.

Garantissez vos loyers pour seulement 2,2%

Assurance loyer impayé Smartloc

Autres articles dans la même catégorie

Sommaire Conditions spécifiques pour créer une SCI de famille Conséquences de la SCI familiale sur le bail de location Durée du bail de location Possibilité de demander un garant Obligation de saisir la commission Possibilité de donner congé au profit d’un des associés Avantages de la SCI de famille La SCI familiale pour simplifier la […]

Depuis le 1er juin 2018, la Convention d’Indemnisation et de Recours des Sinistres Immeubles (dite IRSI) vient en remplacement de la Convention d’Indemnisation Directe et de Renonciation à Recours en Dégâts des Eaux (CIDRE) dans un effort de simplification des démarches à réaliser dans le cadre d’un dégât des eaux (ou incendie). Cette convention IRSI […]

Certains locataires s’inquiètent de se voir demander des compléments pour charges locatives qui vont bien au-delà de la provision qui avait été initialement fixée au bail. Pour permettre aux bailleurs et aux locataires de traiter ce sujet sensible de manière apaisée, nous vous proposons un rappel des modalités de facturation des charges. CA Nîmes 19.4.18: […]

Vous venez d’acheter un bien en location et souhaitez vous assurer contre la vacance ou la carence locative – en d’autres mots contre l’absence de locataire. Comme nous allons le voir ce risque est évidemment beaucoup trop courant et intrinsèque à votre bien pour que les assureurs vous proposent un contrat intéressant. Définitions Tout d’abord […]