La régularisation des charges est une étape importante et complexe de la gestion locative en ligne.
Nous assistons nos clients dans cette étape, néanmoins un cas particulier pose régulièrement problème : la régularisation des charges après le départ du locataire.
Prenons un exemple simple d’un locataire partant le 20 janvier 2020 d’un logement en copropriété pour lequel il a payé depuis plusieurs années une provision pour charges de 60€/mois.
Si la copropriété a un exercice de charges allant du 1er janvier au 31 décembre, les charges définitives dues par le locataire pour la période du 1er janvier 2020 au 20 janvier 2020 seront connues au plus tôt au printemps 2021, soit minimum 15 mois plus tard.
La taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) fait également partie des charges dues pour 2020 et ne sera connue qu’en octobre 2020, soit 10 mois après le départ du locataire.
Ce décalage de plusieurs mois, la retenue de 20% sur le dépôt de garantie du locataire, les calculs complexes au prorata sur l’année (notamment en colocation) tout cela complexifie la gestion locative de votre location et créé des tensions avec le locataire (pour vous en convaincre voir les commentaires de notre fiche sur la régularisation).
De nombreux bailleurs se mettent donc d’accord avec les locataires pour renoncer à cette régularisation, en considérant que les provisions payées valent solde de tout compte et en renonçant donc à la retenue de 20% sur le dépôt de garantie au locataire.
Pour cadrer cet accord sur la non régularisation après le départ du locataire, nous avons créé une clause qui est autorisée par l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989 qui précise bien :
Lorsque les locaux loués se situent dans un immeuble collectif, le bailleur procède à un arrêté des comptes provisoire et peut, lorsqu’elle est dûment justifiée, conserver une provision ne pouvant excéder 20 % du montant du dépôt de garantie jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble. La régularisation définitive et la restitution du solde, déduction faite, le cas échéant, des sommes restant dues au bailleur et des sommes dont celui-ci pourrait être tenu en lieu et place du locataire, sont effectuées dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes de l’immeuble. Toutefois, les parties peuvent amiablement convenir de solder immédiatement l’ensemble des comptes.
Donc il est possible de solder dès la sortie du locataire la question des charges, voici un extrait de la clause que vous retrouverez en intégralité sur notre module de bail en ligne :
Lors de la résiliation du bail, les parties conviennent que les régularisations des charges récupérables pour l’année civile en cours et l’année civile précédente ne seront pas réalisées après le départ du locataire.
Les provisions déjà versées par le locataire pour ces années valent donc solde de tout compte concernant les charges récupérables. Le bailleur renonce ainsi à sa faculté de conserver 20% du dépôt de garantie pour une régularisation ultérieure.
Cette clause ne s’applique que pour les charges récupérables, le bailleur se réservant notamment le droit de demander au locataire le paiement d’éventuelles réparations locatives ou dégradations constatées lors de l’état des lieux de sortie.
Cette clause s’applique automatiquement sauf dans l’une des situations suivantes :
Dernier point technique, si vous renoncez à la régularisation et qu’in fine le locataire aurait dû vous verser un complément, vous vous retrouvez avec des charges récupérables non récupérées. Ce solde auquel vous avez renoncé est déductible de vos revenus fonciers, plus d’infos sur notre fiche concernant les charges locatives récupérables non récupérées.
Abonnez-vous à notre newsletter gratuite !
Vous avez aimé cet article ? Je rédige une newsletter mensuelle avec la synthèse de toute l'actualité immobilière + des fiches complètes pour approfondir le sujets qui vous intéressent. Elle est lue par plus de 12 000 lecteurs chaque mois.
- Mathieu Chantalat, Directeur immobilier
Autres articles qui pourraient vous interesser
28 mai 2024
Peut-on imposer un mode de paiement du loyer au locataire ?
Les 4 modes de paiement possibles du loyer Commençons par faire un point rapide sur les modes de paiement disponibles pour le locataire, classés par ordre décroissant de praticité : prélèvement automatique : le locataire remplit un mandat SEPA et le loyer est prélevé chaque mois sur son compte sans qu’il n’ait rien à faire […]
Voir l'article
20 novembre 2023
Clause résolutoire : exemple pour bail de location
La clause résolutoire est la clause la plus importante d’un bail de location. Elle vous permet de constater automatiquement la résiliation du bail en cas d’impayés du locataire, de troubles de voisinages ou d’absence d’assurance habitation. Elle est à ce point cruciale que les garanties loyers impayés ne vous couvriront pas en cas d’absence de […]
Voir l'article
19 septembre 2021
Clause de solidarité : exemple pour bail de location
Lorsque vous remplissez votre modèle de bail vous pouvez insérer de nombreuses clauses, dont la clause de solidarité si vous louez à des colocataires qui ne sont ni mariés ni pacsés (dans ces deux cas les colocataires sont solidaires même en l’absence de clause). Vous trouverez ci-dessous un exemple de clause de solidarité qui est […]
Voir l'article
19 septembre 2021
Franchise ou réduction de loyer pour travaux du locataire
Lors de la visite précédant la signature du bail, le locataire peut vous proposer (ou vous pouvez lui demander) de réaliser des travaux de rafraîchissement en échange d’une réduction de loyer temporaire, ou plus simplement d’une franchise totale du loyer. Comme nous allons le voir il est nécessaire de prévoir une clause explicite pour bien […]
Voir l'article
16 septembre 2021
Clause de droit de visite pour location ou vente
En règle générale, le propriétaire n’a pas le droit de rentrer dans le bien loué sans l’autorisation du locataire; il n’a par ailleurs pas la possibilité d’obliger le locataire à le laisser rentrer dans les lieux sauf à quelques exceptions près, comme les visites en vue de la relocation ou de la vente, à condition […]
Voir l'article
14 septembre 2021
Clause de caution solidaire (garant)
Vous venez de trouver un locataire et vous lui demandez un garant, qui se portera caution pour lui en cas de défaillance. Via notre outil de rédaction automatique du bail de location, nous vous mettons à disposition en annexe un modèle d’acte de caution solidaire à faire remplir par le garant, mais également une clause […]
Voir l'article
2 septembre 2021
Clause d’entretien de la chaudière dans le bail de location
Comme nous l’avions vu dans un précédent article sur l’entretien de la chaudière, le locataire a l’obligation de réaliser une visite annuelle de contrôle et d’entretien. Cette obligation est prévue dans la loi, il n’est donc a priori pas nécessaire de rajouter une clause dans le bail la rappelant. Les locataires n’ayant pas forcément conscience […]
Voir l'article
22 août 2021
Les 10 clauses abusives du bail de location les plus courantes
La loi ALUR impose depuis un modèle type de bail de location qui a l’immense avantage de limiter le nombre de clauses abusives qui se retrouvaient souvent dans les différents modèles utilisés par les gestionnaires immobiliers et parfois par les propriétaires. Nous profitons de cette initiative pour faire le point sur les clauses abusives les […]
Voir l'article
13 août 2021
Détention d’un animal de compagnie par le locataire : clause et résiliation
Avec plus d’un foyer sur deux qui possède un animal de compagnie (chats, chiens, poissons et autres petits rongeurs) la question de la détention d’un animal de compagnie dans le cadre d’une location est encadrée par une législation relativement souple qui l’autorise dans la plupart des cas. Ce droit de détenir un animal de compagnie […]
Voir l'articleNos experts vous
accompagnent sur l’essentiel.
Bonjour, j’ai quitté mon logement( type HLM) en juillet 2024, j’ai reçu l’entièreté de mon dépôt de garantie, et un chèque de régularisation de charges, ainsi que les décomptes datant de 2020 à 2022. Je n’avais rien reçu avant. J’occupais le logement depuis octobre 2019. Le bailleur me signale que les régularisations des charges pour 2023 et 2024 ne sont pas traités. Pensez vous que je suis susceptible d’être redevable 2ans après ? N’y a t’il pas moyen que le nécessaire dans le calcul des charges soit fait à la sortie du locataire ?
Bonjour,
Oui vous allez être redevable plus tard, et non malheureusement il n’y a pas moyen de faire le calcul dès votre sortie.
Bonjour,
je cherche un tableau de répartition de la consommation de gaz pour le chauffage mois par mois
j’aime rais de façon juste facturé le chauffage au locataire de l’appartement qui est parti en avril avec une clôture d’exercice de copropriété fin juin
merci beaucoup
Bonjour,
A priori cela n’existe pas, tout le monde facture au prorata sans ventilation mensuelle. La régularisation est déjà assez compliquée comme cela, si vous commencez à faire des détails par mois sur le gaz ou l’entretien du jardin vous n’allez pas vous en sortir !
Bonjour,
Solder immédiatement l’ensemble des comptes au départ du locataire me semble être une solution risquée pour le bailleur par les temps qui courent… Effectivement, avec la hausse des tarifs de l’énergie en 2022, il est fort à parier que les régularisations des charges en 2023 seront en défaveur du locataire..
Car même si les locataires ont joué la carte de la sobriété énergétique, les provisions pour charges ne suffiront pas à couvrir le réel.
Bonjour
J ai quitté mon ancien logement fin février 2022. La commune de Saône et Loire me demande de payer la teom pour toute l année 2022. Ont ils le droit de me demander de payer pour l année ou dois je payer au prorata donc pour janvier et février 2022.
Cordialement
Bonjour,
Cette taxe se paie au prorata.
Bonjour
j’étais locataire d’un appartement au 4 étage à PARIS. J’ai quitté le logement le 30/09/2020. Le dépôt de garantie m’a été restitué avec une déduction de 6%. Le bailleur ne m’a pas fait de courrier, pour restituer le dépôt de garanti, ni pour justifier la déduction. Je viens de recevoir une régularisation de charges pour l’année 2019 et 2020.
Le bailleur est il en droit de me réclamer ces réguls?
Quels sont mes droits?
Merci pour votre retour.
Bonjour,
Le bailleur est dans l’obligation de justifier lorsqu’il fait une retenue sur le dépôt de garantie. Par ailleurs, étant donné que votre bailleur a fait une retenue, il peut récupérer la régularisation sur cette somme.
Bonjour,
J’étais locataire d’un appartement situé au troisième étage avec ascenseur situé en région parisienne. J’ai quitté ce logement le 12/05/2021. Il était comme neuf, j’ai très peu vécu dedans. J’ai reçu un courrier de l’agence immobilière en gérance début juin 2021 avec un chèque, correspondant à ma caution. L’agence s’est servie dessus sans justifier avec des factures (charges générales (pas de précisions) ascenseur Bâtiments A et B (je résidais au A), parkings…)
Or quelle fut ma surprise de recevoir au mois de mars 2022 une régularisation de charges pour 2021 me demandant la période d’occupation du logement du 01/01/2021 au 12/05/2021.
L’agence a déjà pris 502 euros de ma caution sans justificatifs, est-elle en droit de me réclamer ces charges? Quels sont mes recours?
Bien Cordialement
Bonjour,
L’agence doit vous justifier la régularisation des charges après votre départ comme si vous étiez encore sur place, donc vous devez avoir tous les justificatifs de décomptes de charges communes.
Bonjour,
Je loue une maison individuelle en colocation. Tous les locataires partent dans un mois. Si je renonce à la régularisation, est-ce que je peux convenir avec le locataire d’une retenue forfaitairet qui couvrira les charges réelles pas encore connues (eau, gaz..) ?
Merci
Bonjour,
Avez-vous opté pour une provision ou un forfait ?
Bonjour,
J’ai quitté mon appartement dont j’étais locataire le 12/11/2021 avec déduction de 20% sur ma caution.
Or, j’ai reçu cette année un courrier de régularisation des charges avec un net à payer.
L’agence immobilière qui est sous mandat de gestion locative de mon ancien appartement, est-elle en droit de me demander de payer à nouveau des charges malgré les 20% déjà déduits ?
De plus, elle s’est basée sur l’exercice du 01/04 au 31/12/2020 (avec un prorata 230 / 275 que je ne comprends pas) alors qu’en décembre, je n’occupais plus l’appartement. Le calcul ne devrait-il pas se faire sur la période du 01/04 au 12/11/2020, date de mon état de sortie des lieux ?
En vous remerciant d’avance pour votre retour.
Bonjour,
Les 20% retenus sur votre dépôt de garantie ont justement été déduit pour la régularisation des charges. L’agence peut donc faire la régularisation uniquement sur la période pendant laquelle vous étiez dans le logement, soit jusqu’au 12/11/2020. Tout dépend donc du montant de la régularisation. Si les 20% ne suffisent pas, l’agence peut vous demander de compléter.