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Clause de renonciation à la régularisation au départ du locataire

La régularisation des charges est une étape importante et complexe de la gestion locative en ligne.

Nous assistons nos clients dans cette étape, néanmoins un cas particulier pose régulièrement problème : la régularisation des charges après le départ du locataire.

Prenons un exemple simple d’un locataire partant le 20 janvier 2020 d’un logement en copropriété pour lequel il a payé depuis plusieurs années une provision pour charges de 60€/mois.

Si la copropriété a un exercice de charges allant du 1er janvier au 31 décembre, les charges définitives dues par le locataire pour la période du 1er janvier 2020 au 20 janvier 2020 seront connues au plus tôt au printemps 2021, soit minimum 15 mois plus tard.

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) fait également partie des charges dues pour 2020 et ne sera connue qu’en octobre 2020, soit 10 mois après le départ du locataire.

Ce décalage de plusieurs mois, la retenue de 20% sur le dépôt de garantie du locataire, les calculs complexes au prorata sur l’année (notamment en colocation) tout cela complexifie la gestion locative de votre location et créé des tensions avec le locataire (pour vous en convaincre voir les commentaires de notre fiche sur la régularisation).

De nombreux bailleurs se mettent donc d’accord avec les locataires pour renoncer à cette régularisation, en considérant que les provisions payées valent solde de tout compte et en renonçant donc à la retenue de 20% sur le dépôt de garantie au locataire.

Pour cadrer cet accord sur la non régularisation après le départ du locataire, nous avons créé une clause qui est autorisée par l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989 qui précise bien :

Lorsque les locaux loués se situent dans un immeuble collectif, le bailleur procède à un arrêté des comptes provisoire et peut, lorsqu’elle est dûment justifiée, conserver une provision ne pouvant excéder 20 % du montant du dépôt de garantie jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble. La régularisation définitive et la restitution du solde, déduction faite, le cas échéant, des sommes restant dues au bailleur et des sommes dont celui-ci pourrait être tenu en lieu et place du locataire, sont effectuées dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes de l’immeuble. Toutefois, les parties peuvent amiablement convenir de solder immédiatement l’ensemble des comptes.

Donc il est possible de solder dès la sortie du locataire la question des charges, voici un extrait de la clause que vous retrouverez en intégralité sur notre module de bail en ligne :

Lors de la résiliation du bail, les parties conviennent que les régularisations des charges récupérables pour l’année civile en cours et l’année civile précédente ne seront pas réalisées après le départ du locataire.

Les provisions déjà versées par le locataire pour ces années valent donc solde de tout compte concernant les charges récupérables. Le bailleur renonce ainsi à sa faculté de conserver 20% du dépôt de garantie pour une régularisation ultérieure.

Cette clause ne s’applique que pour les charges récupérables, le bailleur se réservant notamment le droit de demander au locataire le paiement d’éventuelles réparations locatives ou dégradations constatées lors de l’état des lieux de sortie.

Cette clause s’applique automatiquement sauf dans l’une des situations suivantes :

[…]
retrouvez la clause complète sur notre modèle de bail

Dernier point technique, si vous renoncez à la régularisation et qu’in fine le locataire aurait dû vous verser un complément, vous vous retrouvez avec des charges récupérables non récupérées. Ce solde auquel vous avez renoncé est déductible de vos revenus fonciers, plus d’infos sur notre fiche concernant les charges locatives récupérables non récupérées.

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6 commentaires ont été déposés sur “Clause de renonciation à la régularisation au départ du locataire

  1. Magali le a posté:

    Bonjour,

    J’ai quitté mon appartement dont j’étais locataire le 12/11/2021 avec déduction de 20% sur ma caution.
    Or, j’ai reçu cette année un courrier de régularisation des charges avec un net à payer.
    L’agence immobilière qui est sous mandat de gestion locative de mon ancien appartement, est-elle en droit de me demander de payer à nouveau des charges malgré les 20% déjà déduits ?
    De plus, elle s’est basée sur l’exercice du 01/04 au 31/12/2020 (avec un prorata 230 / 275 que je ne comprends pas) alors qu’en décembre, je n’occupais plus l’appartement. Le calcul ne devrait-il pas se faire sur la période du 01/04 au 12/11/2020, date de mon état de sortie des lieux ?

    En vous remerciant d’avance pour votre retour.

    • Anne-Sophie D. le a posté:

      Bonjour,

      Les 20% retenus sur votre dépôt de garantie ont justement été déduit pour la régularisation des charges. L’agence peut donc faire la régularisation uniquement sur la période pendant laquelle vous étiez dans le logement, soit jusqu’au 12/11/2020. Tout dépend donc du montant de la régularisation. Si les 20% ne suffisent pas, l’agence peut vous demander de compléter.

  2. Jennifer le a posté:

    Bonjour,

    Je loue une maison individuelle en colocation. Tous les locataires partent dans un mois. Si je renonce à la régularisation, est-ce que je peux convenir avec le locataire d’une retenue forfaitairet qui couvrira les charges réelles pas encore connues (eau, gaz..) ?

    Merci

    • Boris G. le a posté:

      Bonjour,

      Avez-vous opté pour une provision ou un forfait ?

  3. Gaëlle I le a posté:

    Bonjour,

    J’étais locataire d’un appartement situé au troisième étage avec ascenseur situé en région parisienne. J’ai quitté ce logement le 12/05/2021. Il était comme neuf, j’ai très peu vécu dedans. J’ai reçu un courrier de l’agence immobilière en gérance début juin 2021 avec un chèque, correspondant à ma caution. L’agence s’est servie dessus sans justifier avec des factures (charges générales (pas de précisions) ascenseur Bâtiments A et B (je résidais au A), parkings…)
    Or quelle fut ma surprise de recevoir au mois de mars 2022 une régularisation de charges pour 2021 me demandant la période d’occupation du logement du 01/01/2021 au 12/05/2021.
    L’agence a déjà pris 502 euros de ma caution sans justificatifs, est-elle en droit de me réclamer ces charges? Quels sont mes recours?
    Bien Cordialement

    • Mathieu Chantalat le a posté:

      Bonjour,

      L’agence doit vous justifier la régularisation des charges après votre départ comme si vous étiez encore sur place, donc vous devez avoir tous les justificatifs de décomptes de charges communes.

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