Etat des lieux NUMERIQUE
entrée ou sortie / du studio au 5P
Modèles PDF entrée ET sortie, spécifiques au nombre de pièces
Nous vous mettons à disposition ci-dessus des modèles d’état des lieux téléchargeables. Nous allons essayer dans la suite de l’article de répondre aux principales questions que vous vous posez autour de l’état des lieux.
SOMMAIRE
Comment remplir votre état des lieux ?
Après avoir téléchargé votre modèle, vous pouvez le remplir en présence du locataire. Voici les étapes importantes à respecter :
Informations générales
Comme sur un bail de location, il est primordial de renseigner l’adresse du bien en location, les noms et adresses des différentes parties (s’il s’agit d’un état des lieux de sortie précisez notamment la nouvelle adresse de correspondance de vos anciens locataires), de rappeler le nombre de pièces et la surface.
Vous pouvez en profiter pour noter le nom de l’ancien locataire et le numéro de la ligne téléphonique qui servira au nouveau locataire pour ses ouvertures de ligne internet/téléphone/énergie comme nous allons le voir.
Installations et équipements
Concernant les installations, notez le numéro de compteur électrique et les relevés heures creuses et heures pleines. Idem pour le gaz naturel et les compteurs d’eau froide et d’eau chaude si le logement en est pourvu. Il est important de bien faire les relevés pour ne pas créer de contestations sur les consommations initiales qui auraient pu être à la charge du précédent occupant.
Concernant les installations vous pouvez préciser le caractère individuel ou collectif de chaque équipement.
Ne clôturez pas l'abonnement électricité
Le transfert d’un abonnement EDF (ou autre) se fait de manière très simple. Il est fortement recommandé de ne pas demander la clôture de l’abonnement, car dans ce cas la réouverture peut prendre plusieurs jours voire semaines.
Le nouveau locataire peut alors se retrouver sans électricité dans l’attente du passage d’un technicien ERDF pour rouvrir le compteur.
Dernier point important, vous devez lister avec précision le nombre de clefs et leur destination. N’hésitez pas à prendre une photo du trousseau. Il est en effet primordial de récupérer le nombre exact de clef à l’état des lieux de sortie pour s’assurer qu’une clef ne se ballade pas dans la nature. Le cas échéant vous pourriez demander au locataire de refaire une serrure complète. Profitez-en pour lui remettre la carte de sécurité de la clef s’il souhaite éventuellement refaire des jeux de clefs.
Téléchargez le modèle d’état des lieux simplifié au format pdf
Etat des lieux pièce par pièce
L’objectif principal de l’état des lieux est de définir l’état de chaque pièce, en la décomposant par grande section : plafond, mur, sol, plinthes, fenêtres… Notre état des lieux type détaille les principaux éléments de chaque pièce, avec éventuellement leurs spécificités quand il s’agit d’une salle de bains ou d’une cuisine.
Vous devez noter pour chaque ligne l’état selon la grille ci-dessous :
- Très bon état : l’équivalent de neuf ou de comme neuf.
- Bon état : l’équivalent de neuf mais avec des défauts; par exemple un mur parfaitement blanc, avec quelques marques
- Etat moyen : l’équivalent d’état d’usage, vous voyez du premier coup d’oeil que l’équipement a vécu; c’est le cas par exemple pour un parquet griffé à de nombreux endroits, de murs dont la peinture est passée ou d’une fenêtre qui ferme avec difficulté
- Mauvais état : un mur cloqué, une porte qui ferme mal, un parquet dont il manque des lattes; si vous choisissez cet état vous ne pourrez concrètement rien reprocher au locataire lors de l’état des lieux de sortie
Nous vous recommandons par ailleurs d’indiquer des commentaires en regard de l’état sur chaque ligne : traces en bas du mur près de la porte, latte fendue près de la cheminée, autant de précisions qui vous permettront de définir d’éventuelles dégradations supplémentaires occasionnées par le locataire sur un équipement en bon état ou en état moyen.
Conseil Smartloc
Il est parfois compliqué de définir en un seul mot l’état d’un mur ou d’un plafond.
N’hésitez donc pas à prendre des photos et à les envoyer par mail au locataire à l’issue de l’état des lieux.
Dans l’exemple ci-contre, la photo décrit beaucoup plus facilement que le texte le mauvais état d’un garde-corps.
Téléchargez le modèle d’état des lieux simplifié au format pdf
Etat des lieux et mobilier
Location vide : les meubles indiqués sur l’état des lieux
Si vous êtes en location vide, nous vous recommandons de préciser les meubles en commentaires de l’état des lieux. Leur nombre étant limité vous aurez assez de places pour les préciser, et il est préférable de tout centraliser dans l’état des lieux plutôt que de surcharger le bail.
L’endroit le plus simple pour préciser les meubles dans l’état des lieux est i) le champ libre « commentaires » en bas de chaque page ii) ou le champ libre « autres remarques » à la fin de l’état des lieux.
Nous vous recommandons fortement de prévoir une clause de mise à disposition des meubles qui vous protégera en cas de panne ou de dysfonctionnement; le régime par défaut de la location vide vous impose en effet de remplacer tout le mobilier indiqué sur l’état des lieux. Pour mieux comprendre le problème, consultez notre fiche sur la clause de mise à disposition des meubles pour le bail vide.
Location meublée : les meubles indiqués à l’inventaire
En location meublée, l’état des lieux doit être complété d’un inventaire séparé. C’est une annexe essentielle dont l’absence peut entraîner la requalification du bail de location meublée en bail de location vide. Prenez donc bien soin de détailler les meubles en respectant notamment la liste des meubles minimaux pour une location meublée.
Il n’y a pas de modèle d’inventaire type; nous vous recommandons notre modèle d’inventaire du mobilier que vous pouvez préparer en amont de l’état des lieux d’entrée. En effet contrairement à l’état des lieux où l’état de chaque partie du logement peut donner lieu à une discussion avec le locataire, la liste des meubles et leur état ne prêtent pas vraiment à discussion; par ailleurs le locataire vous sera gréé de lui éviter de devoir compter les couverts pendant l’état des lieux.
Comme pour la location vide prenez bien soin de ne lister que des appareils dont vous accepterez d’assurer le remplacement en cas de panne, tout équipement de l’inventaire devant être présent et fonctionnel en cours de bail.
Copie et signature de l’état des lieux
En pratique nous vous recommandons de faire signer l’état des lieux à tous les locataires présents sur le bail. En effet en cas de départ d’un des colocataires en cours de bail – ou de séparation d’un couple en concubinage – il sera préférable d’avoir la signature du locataire restant sur l’état des lieux d’entrée, évitant ainsi les contestations en cas d’utilisation du dépôt de garantie. Pour rappel la solidarité d’un des colocataires s’éteint 6 mois après son départ, n’hésitez donc pas à faire un état des lieux de sortie intermédiaire lors du congé d’un des colocataires (plus d’infos sur la solidarité des colocataires via notre bail colocation).
Concernant le nombre d’exemplaires, vous pouvez faire l’état des lieux sur un seul modèle, puis envoyer la copie scannée au locataire, ou encore mieux lui laisser prendre en photo l’état des lieux lors de la remise des clefs. En pratique nous vous recommandons de conserver l’original, en vous rappelant bien que vous devez fournir un deuxième original ou une copie du premier au locataire. Plus d’infos sur ces subtilités sur notre fiche qui explique comment gérer les exemplaires du bail et de l’état des lieux.
N’oubliez pas de faire parapher toutes les pages si l’état des lieux est sur plusieurs feuilles. Une feuille volante non paraphée n’ayant pas de valeur, le locataire pourrait contester la validité des éléments de la feuille concernée (les assurances loyers impayés indiquent d’ailleurs que les états des lieux ou les baux non paraphés peuvent entraîner une déchéance de garantie sur la partie dégradations).
Signature électronique de l'état des lieux
Il est maintenant très facile de signer via email et code SMS le bail de location (voir notre fiche sur la signature électronique du bail).
Cette signature sécurisée par code SMS n’est pas possible avec l’état des lieux, néanmoins vous pouvez utiliser via le formulaire PDF une signature simplifiée, qui consiste à dessiner par exemple la signature sur votre tablette (voir ci-contre).
Cela vous impose de réaliser tout l’état des lieux sur la tablette, c’est potentiellement plus long mais cela vous évite de devoir imprimer le document.
Nous recommandons plutôt cette solution que l’utilisation d’applications complexes d’état des lieux sur tablettes, souvent onéreuses quand vous êtes particulier indépendant.
Date d’état des lieux différent de la date d’effet du bail
Il arrive souvent que vous fixiez une date d’effet dans le bail et que l’état des lieux soit décalé, souvent réalisé plus tard.
Si le décalage n’est pas du fait du locataire ou si le bailleur l’accepte, il est d’usage de demander les loyers qu’à partir de la date d’entrée dans les lieux qui devient de facto la date d’effet.
Si le décalage est dû au locataire, le bailleur peut également lui demander de régler les loyers à compter de la date d’effet du bail, en lui rappelant qu’il tenait les clefs à sa disposition depuis cette date. Plus d’infos sur notre fiche sur le décalage de la date d’entrée.
Réalisation de l’état des lieux par un agent ou un huissier
Coût d’un état des lieux par le propriétaire
C’est le cas le plus simple, lorsque le propriétaire réalise l’état des lieux il ne peut facturer aucun frais au locataire.
Toute clause qui impose en effet au locataire de verser au bailleur des sommes différentes du loyer, du dépôt de garantie ou des honoraires d’une agence régulière est réputée non écrite, voir sur le sujet la liste des clauses abusives les plus courantes.
Coût d’un état des lieux par une agence
L’état des lieux peut être réalisé amiablement par le propriétaire et le locataire ou par un tiers (un agent immobilier par exemple) mandaté par l’un des deux. Dans le cas où l’état des lieux est réalisé amiablement par un agent immobilier mandaté par le bailleur, les frais facturés au locataire à ce titre ne peuvent dépasser ceux facturés au bailleur, dans la limite de 3€/m² (limite applicable à toute la France). Le cas échéant vous devez le préciser en clause spécifique du bail pour éviter toute contestation du locataire (reportez-vous pour cela à notre bail de location en ligne).
Coût d’un état des lieux par un huissier
Si pour une raison ou une autre, l’une des parties ne fait pas confiance à l’autre ou au tiers mandaté, ou si l’une des parties ne se présente pas, il est possible de réaliser un état des lieux par un huissier de justice, mandaté par le locataire ou le bailleur. Dans ce cas l’huissier de justice notifie les deux parties avec un préavis de 7 jours. Les frais sont fixés par décret et sont à partager par moitié entre bailleur et locataire. Ils s’élèvent à 135€ environ pour un logement de moins de 50m², 160€ entre 50m² et 150m², 240€ pour plus de 150m², à quoi s’ajoutent des frais de déplacement et une taxe de l’ordre de 10€ chacun (voir le détail sur le site du service public).
Pour trouver votre huissier de justice vous pouvez consulter les annuaires en ligne ou contactez directement un huissier de justice pour un état des lieux via le site Izilaw.fr
Idéalement choisissez un huissier de justice proche du logement, vous pouvez les localiser via le site des huissiers de france.
Coût d’un état des lieux par une entreprise spécialisée
Dernière possibilité si vous souhaitez déléguer uniquement l’état des lieux, sans passer par une agence ou un huissier, vous pouvez passer par une entreprise spécialisée en état des lieux. Les deux prestataires leaders sur le marché, qui réalisent surtout des états des lieux pour les administrateurs de biens sont Constatimmo et France Edl.
Comptez environ 150€ pour un appartement classique.
Compléter l’état des lieux a posteriori
Une fois l’état des lieux signé, le locataire peut se rendre compte de dysfonctionnements ou de dégradations. Il dispose de 10 jours à compter de l’entrée dans les lieux pour demander au bailleur de compléter l’état des lieux. Si sa demande est refusée, il peut saisir la commission départementale de conciliation, ou assigner directement le bailleur devant le tribunal d’instance.
Par ailleurs lors du premier mois de chauffe, le locataire peut demander à modifier l’état des lieux concernant les éléments de chauffage.
Absence d’état des lieux
L’article 1731 du Code civil stipule qu’en cas d’absence d’état des lieux, le locataire est censé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives. Cet article défavorise le locataire et la loi ALUR a rééquilibré ce point, en précisant bien que si le bailleur ne transmettait pas l’état des lieux au locataire ou s’il refusait de le réaliser, c’était à lui de prouver qu’il avait livré un logement en bon état.
Etat des lieux de sortie
Le modèle d’état des lieux que nous vous fournissons est plébiscité par les agences car il permet de remplir l’état des lieux de sortie sur le même document que l’état des lieux d’entrée.
Comme l’état de sortie est souvent proche de celui d’entrée, vous gagnez du temps en indiquant rapidement l’état de sortie en face de l’état d’entrée. Cette disposition a également l’avantage de permettre une comparaison rapide avec l’entrée.
L’état indiqué en sortie est déterminant car il définit les éventuelles retenues que vous allez pouvoir faire sur le dépôt de garantie. Par exemple si les peintures du salon passent de très bon état à état moyen en 2 ans vous pourriez retenir une partie du dépôt de garantie pour l’usure anormale des murs.
Vous trouverez un guide complet sur notre page dépôt de garantie, mais sachez que la notion cruciale est la vétusté standard de chaque équipement.
Concernant la facturation il n’est pas possible de facturer au locataire l’état des lieux de sortie réalisé par l’agence du bailleur, la loi limitant les honoraires du mandataire du bailleur à la réalisation des visites, à la rédaction du bail, à la constitution du dossier locataire et à l’état des lieux d’entrée (voir la réponse ministérielle confirmant ce point).
Néanmoins la jurisprudence confirme que ces frais ne sont répartis à moitié que dans le cas où il est impossible de faire un état des lieux amiable; si l’huissier est mandaté à l’initiative d’une des parties c’est à elle seule de prendre en charge les frais d’huissier (lien vers la décision de cour d’appel).
Dans le même jugement un point intéressant est à relever : si le locataire ne fait pas le nécessaire pour organiser l’état des lieux à la date du congé et que le bailleur est obligé d’organiser un état des lieux de sortie par huissier à une date postérieure à la date du congé, le locataire reste redevable des loyers jusqu’à la date de sortie effective.
On retrouve ainsi le principe exposé plus haut sur les dates effectives de prise d’effet et de résiliation, pour lesquelles l’état des lieux l’emporte sur les autres dispositions comme le bail ou courrier de congé du locataire partant.
Différence entre entrée et sortie pour retenues
Dans cette dernière partie nous abordons le point sensible de toute location qui se termine : les éventuelles dégradations du locataire et les retenues sur le dépôt de garantie.
L’état des lieux d’entrée et de sortie que nous avons décrits a pour objectif principal de quantifier ces éventuelles dégradations et de justifier les déductions faites sur le dépôt de garantie.
Nous avons fait une fiche complète sur ce point sensible (voir notre fiche sur le dépôt de garantie) mais voici en synthèse les grandes étapes pour réaliser une éventuelle retenue sur le dépôt de garantie :
- comparaison des états des lieux : c’est une première étape évidente, vous devez comparer les états des lieux d’entrée et de sortie et identifier une éventuelle différence sur certaines lignes.
- évaluation de la vétusté : imaginons une moquette passée de « Bon état » à « Etat moyen », il est nécessaire de comparer cette différence par rapport à la vétusté normale. Si la moquette a été usée pendant 10 ans une retenue ne serait pas justifiée, s’il s’agit d’une location d’une année une retenue pourrait s’expliquer (voir notre article complet sur le calcul de la vétusté).
- Justification de la retenue : il est ensuite nécessaire de réaliser des devis pour chiffrer les remises en état nécessaires (par exemple nettoyage complet de la moquette) et de transmettre ces éléments au locataire, en plus d’éventuelles photos illustrant la différence relevée en comparant les états des lieux d’entrée et de sortie.
- Retenue sur le dépôt de garantie : le bailleur peut alors effectuer une retenue sur le dépôt de garantie et même lui demander de compenser les éventuelles réparations non couvertes par le dépôt de garantie. Le locataire peut évidemment contester ces retenues et ces demandes à tout moment.
Etat des lieux PDF ou application d’état des lieux
Les états des lieux que nous proposons sont au format PDF. Il s’agit même de formulaires pdf qui ont donc l’avantage de pouvoir être remplis en ligne ou après impression papier; il est donc possible de démarrer la rédaction de l’état des lieux en avance, et de la finir en présence du locataire.
Par rapport aux modèles d’état des lieux classique en version papier, le modèle PDF a l’avantage de pouvoir être corrigé rapidement, de s’adapter aux différentes tailles de biens et même d’être signés électroniquement.
Depuis quelques années des applications tablettes d’état des lieux ont vu le jour. Elles peuvent simplifier partiellement la vie des agences immobilières, mais nous ne les recommandons pas pour des particuliers car leur prise en main n’est souvent pas aisée, leurs tarifs ne sont pas adaptés à une utilisation tous les 2-3 ans, et surtout en cas de mauvaise manipulation vous risquez de perdre toutes les informations saisies.
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Voir l'articleNos experts vous
accompagnent sur l’essentiel.
Si l état des lieux et l inventaire sont fait par un non professionnel l assurance loyer impayés que vous proposez n’est pas applicable ?
L’assurance est applicable que l’état des lieux soit ou non fait par un professionnel.
Pour information, j’ai le bail zen pour un appartement à Cannes. Le locataire m’a informé sa décision de partir en date du 05 avril, m’a envoyé une lettre en date du 09 avril avec la décision de partir le 1er mai et la locataire est finalement partie le 25 avril avec la remise des clefs.
J’ai mandaté une concierge qui a repris les clefs et a signalé que tout était ok.
Or avec l’arrivée du nouveau locataire le 4 mai, en faisant l’état des lieux avec la personne mandatée tout allait bien et dans la journée plus rien n’allait, l’appartement était devenu à la limite de l’insalubre…
J’ai reçu une photo des toilettes et de la baignoire vraiment sale, tout entartré, des photos avec des toiles d’araignée, des taches sur le matelas. La locataire a passé 2 jours à tout nettoyer accompagné d’une personne. J’ai racheté matelas 300 euros (le mien avait 5 ans maxi), couette alese oreiller environ 100 euros mais ça c’est ok. Le nouveau locataire a repeint l’appartement
Je ne sais quelle décision prendre, est ce que je dois faire faire des devis et retirer de la caution ? j’avais une caution de 2 mois à 1040 euros
La personne mandaté me réclame 120 euros, pour elle tout allait bien c’est juste mon appartement qui est moyen…. et je n’ai eu que des soucis et c’est vrai que mon appartement était dfans un état lamentable par rapport à l’arrivée de cette personne. J’ai un ami qui est allé réparer des prises électriques et nettoyer les luminaires remplis d’insectes……
Est ce que vous pouvez m’orienter ?
Pour faire des éventuelles retenues sur le dépôt de garantie, le critère principal est la comparaison de l’état des lieux d’entrée et de sortie, les avez-vous ?
Si oui est-ce que des différences apparaissent ? Le cas échéant il est possible de faire des retenues, modulo une prise en compte de la vétusté normale.
Plus d’infos sur notre fiche concernant le dépôt de garantie
https://www.smartloc.fr/blog/depot-de-garantie-du-bail-de-location-definition-et-limite/
Attention vous avez 30 jours pour rendre le dépôt de garantie donc il faut rapidement justifier des éventuelles retenues
Bonjour,
je suis locataire, je viens d’emménager dans mon nouveau logement. J’ai remis les clés de mon ancien logement le 30 juin dernier, cependant je n’ai toujours pas reçu mon dépôt de garantie (alors que cela fera bientôt 1 mois) alors que lors de l’état des lieux de sortie, la personne a souligné que je recevrai mon chèque, qu’il n’y avait pas eu de dégradation. Quand dois-je me manifester ?
Merci pour votre réponse.
Je tiens à souligner le fait que la personne qui est venue récupérer les clés est la fille de la propriétaire car, cette dernière étant une dame âgée, elle n’a apparemment pu se déplacer.
Nous avons repris le document de l’état des lieux d’entrée et l’avons signé afin de prouver que la remise des clés a bien eu lieu le 30 juin.
Bonjour,
SI votre bail précédent a été signé après le 27 mars 2014 le bailleur doit vous rendre le dépôt de garantie sous un mois, donc vous pouvez commencer à le relancer début août.
S’il a été signé avant le 27 mars 2014, le bailleur a 2 mois donc il est encore dans les délais.
Plus d’infos ici https://www.smartloc.fr/blog/depot-de-garantie-du-bail-de-location-definition-et-limite/
Bonjour,
J’ai un.preavis jusqu’au 8 fevrier ,
J’ai fais l’etat de sortie aujourd’hui le 16/01/19.
Ma question est : est ce que je dois payer le preavis?
Bonjour, l’agence de location veut réaliser une tenue sur la caution car il a été constaté lots de l’état des lieux de sortie, une déchirure de la tapisserie dans un placard mural. Or il semblerait que cette dégradation soit consécutive à la mise en place des étagères, bien avant notre entrée.
Quel est le recours envisageable.
Bonjour,
A priori si cette dégradation n’est pas notée sur l’état des lieux d’entrée le bailleur ne peut pas vous l’imputer en dégradation à la sortie.
Bonjour, la présence du locataire est-elle indispensable lors de l’état des lieux de sortie ? Celui-ci peut-il être réalisé par un membre de sa famille ? Si oui une procuration signée est-elle nécessaire ?
Merci d’avance.
Bonjour,
A priori pas de problème, comme tout acte sous seing privé il est possible de prévoir une délégation de représentation et donc de signature à un tiers.
Bonjour,
Notre locataire vient de quitter le logement meublé que nous louions.
Elle n’a pas fait le ménage : les toilettes sont entartrés, le frigo n’était pas dégivré ni nettoyé, les textiles n’étaient pas lavés, il y a des toiles araignées partout, il manquait des assiettes, des couteaux et une clé de la porte d’entrée.
Que puis-je faire ?
Par avance merci pour vos réponse.
Bonjour,
Vous pouvez faire venir une entreprise de nettoyage et lui retenir les frais sur le dépôt de garantie.
Idem sur les élements manquants vous pouvez faire des retenues.
Bonjour
j’etais locataire depuis mai 2016 jusqu’en janvier de cette annee en passant par une agence immobiliere
j’attendais mon chèque de caution de 450€
Hier j ai recu un courrier avec 278€ de charges locatives estimées?? dois je reclamer le reel?
sachant que je paie 60€ de charges par mois, dans le cas où le decompte de charges n est pas encore etablit par le syndic, y a t il un pourcentage maximale sur lequel doit se tabler l agence pour estimer cette provision?
aussi, pour une reglette dans la salle de bain, l agence me facture 178€, ce qui est excessif, mais le probleme est que l’etat des lieux d entree et de sortie comporte la meme mention pour cet equipement, a savoir « equipement non testé », puis je reclamer le montant retenu?
dans l’attente de votre reponse.
Cordialement
Beaucoup d’informations très utiles et modèles complets.
Merci !
Bonjour,
Peut-on imposer la présence du garant lors de l’état des lieux de sortie?
Merci
Bonjour,
Non vous ne pouvez pas l’imposer.
Bonjour, Mon bailleur n’a pas indiqué le relevé index chauffage à mon entrée sur l’état des lieux.
Comment déterminer la consommation de chauffage fioul kwh? est ce par rapport facture ancien locataire? au proratat des mois ouverture chauffage et occupation? ou autre? Existe t*il un décret de loi ou jurisprudence dans ce contexte? Merci
Bonjour,
Est-ce que vous lui avez posé la question ? En l’absence de relevé cela va effectivement être compliqué, à part essayer de faire une estimation à partir de l’ancienne facture.
Bonjour, un bail a été signé avec un couple. Pour l’état des lieux, les deux doivent-ils obligatoirement être présents ou la présence d’un des deux est suffisante svp ?
Merci
Bonjour,
Les 2 doivent signer l’état des lieux. Celui qui n’est pas présent peut donc faire une procuration pour celui qui sera présent.