Cela vous impose de réaliser tout l’état des lieux sur la tablette, c’est potentiellement plus long mais cela vous évite de devoir imprimer le document.

Nous recommandons plutôt cette solution que l’utilisation d’applications complexes d’état des lieux sur tablettes, souvent onéreuses quand vous êtes particulier indépendant.

Date d’état des lieux différent de la date d’effet du bail

Il arrive souvent que vous fixiez une date d’effet dans le bail et que l’état des lieux soit décalé, souvent réalisé plus tard.

Si le décalage n’est pas du fait du locataire ou si le bailleur l’accepte, il est d’usage de demander les loyers qu’à partir de la date d’entrée dans les lieux qui devient de facto la date d’effet.

Si le décalage est dû au locataire, le bailleur peut également lui demander de régler les loyers à compter de la date d’effet du bail, en lui rappelant qu’il tenait les clefs à sa disposition depuis cette date. Plus d’infos sur notre fiche sur le décalage de la date d’entrée.

Réalisation de l’état des lieux par un agent ou un huissier

Coût d’un état des lieux par le propriétaire

C’est le cas le plus simple, lorsque le propriétaire réalise l’état des lieux il ne peut facturer aucun frais au locataire.

Toute clause qui impose en effet au locataire de verser au bailleur des sommes différentes du loyer, du dépôt de garantie ou des honoraires d’une agence régulière est réputée non écrite, voir sur le sujet la liste des clauses abusives les plus courantes.

Coût d’un état des lieux par une agence

L’état des lieux peut être réalisé amiablement par le propriétaire et le locataire ou par un tiers (un agent immobilier par exemple) mandaté par l’un des deux. Dans le cas où l’état des lieux est réalisé amiablement par un agent immobilier mandaté par le bailleur, les frais facturés au locataire à ce titre ne peuvent dépasser ceux facturés au bailleur, dans la limite de 3€/m² (limite applicable à toute la France). Le cas échéant vous devez le préciser en clause spécifique du bail pour éviter toute contestation du locataire (reportez-vous pour cela à notre bail de location en ligne).

Coût d’un état des lieux par un huissier

Si pour une raison ou une autre, l’une des parties ne fait pas confiance à l’autre ou au tiers mandaté, ou si l’une des parties ne se présente pas, il est possible de réaliser un état des lieux par un huissier de justice, mandaté par le locataire ou le bailleur. Dans ce cas l’huissier de justice notifie les deux parties avec un préavis de 7 jours. Les frais sont fixés par décret et sont à partager par moitié entre bailleur et locataire. Ils s’élèvent à 135€ environ pour un logement de moins de 50m², 160€ entre 50m² et 150m², 240€ pour plus de 150m², à quoi s’ajoutent des frais de déplacement et une taxe de l’ordre de 10€ chacun (voir le détail sur le site du service public).

Pour trouver votre huissier de justice vous pouvez consulter les annuaires en ligne ou contactez directement un huissier de justice pour un état des lieux via le site Izilaw.fr

Idéalement choisissez un huissier de justice proche du logement, vous pouvez les localiser via le site des huissiers de france.

Coût d’un état des lieux par une entreprise spécialisée

Dernière possibilité si vous souhaitez déléguer uniquement l’état des lieux, sans passer par une agence ou un huissier, vous pouvez passer par une entreprise spécialisée en état des lieux. Les deux prestataires leaders sur le marché, qui réalisent surtout des états des lieux pour les administrateurs de biens sont Constatimmo et France Edl.

Comptez environ 150€ pour un appartement classique.

Compléter l’état des lieux a posteriori

Une fois l’état des lieux signé, le locataire peut se rendre compte de dysfonctionnements ou de dégradations. Il dispose de 10 jours à compter de l’entrée dans les lieux pour demander au bailleur de compléter l’état des lieux. Si sa demande est refusée, il peut saisir la commission départementale de conciliation, ou assigner directement le bailleur devant le tribunal d’instance.

Par ailleurs lors du premier mois de chauffe, le locataire peut demander à modifier l’état des lieux concernant les éléments de chauffage.

Absence d’état des lieux

L’article 1731 du Code civil stipule qu’en cas d’absence d’état des lieux, le locataire est censé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives. Cet article défavorise le locataire et la loi ALUR a rééquilibré ce point, en précisant bien que si le bailleur ne transmettait pas l’état des lieux au locataire ou s’il refusait de le réaliser, c’était à lui de prouver qu’il avait livré un logement en bon état.

Etat des lieux de sortie

Le modèle d’état des lieux que nous vous fournissons est plébiscité par les agences car il permet de remplir l’état des lieux de sortie sur le même document que l’état des lieux d’entrée.

Comme l’état de sortie est souvent proche de celui d’entrée, vous gagnez du temps en indiquant rapidement l’état de sortie en face de l’état d’entrée. Cette disposition a également l’avantage de permettre une comparaison rapide avec l’entrée.

L’état indiqué en sortie est déterminant car il définit les éventuelles retenues que vous allez pouvoir faire sur le dépôt de garantie. Par exemple si les peintures du salon passent de très bon état à état moyen en 2 ans vous pourriez retenir une partie du dépôt de garantie pour l’usure anormale des murs.

Vous trouverez un guide complet sur notre page dépôt de garantie, mais sachez que la notion cruciale est la vétusté standard de chaque équipement.

Concernant la facturation il n’est pas possible de facturer au locataire l’état des lieux de sortie réalisé par l’agence du bailleur, la loi limitant les honoraires du mandataire du bailleur à la réalisation des visites, à la rédaction du bail, à la constitution du dossier locataire et à l’état des lieux d’entrée (voir la réponse ministérielle confirmant ce point).

Néanmoins la jurisprudence confirme que ces frais ne sont répartis à moitié que dans le cas où il est impossible de faire un état des lieux amiable; si l’huissier est mandaté à l’initiative d’une des parties c’est à elle seule de prendre en charge les frais d’huissier (lien vers la décision de cour d’appel).

Dans le même jugement un point intéressant est à relever : si le locataire ne fait pas le nécessaire pour organiser l’état des lieux à la date du congé et que le bailleur est obligé d’organiser un état des lieux de sortie par huissier à une date postérieure à la date du congé, le locataire reste redevable des loyers jusqu’à la date de sortie effective.

On retrouve ainsi le principe exposé plus haut sur les dates effectives de prise d’effet et de résiliation, pour lesquelles l’état des lieux l’emporte sur les autres dispositions comme le bail ou courrier de congé du locataire partant.

Différence entre entrée et sortie pour retenues

Dans cette dernière partie nous abordons le point sensible de toute location qui se termine : les éventuelles dégradations du locataire et les retenues sur le dépôt de garantie.

L’état des lieux d’entrée et de sortie que nous avons décrits a pour objectif principal de quantifier ces éventuelles dégradations et de justifier les déductions faites sur le dépôt de garantie.

Nous avons fait une fiche complète sur ce point sensible (voir notre fiche sur le dépôt de garantie) mais voici en synthèse les grandes étapes pour réaliser une éventuelle retenue sur le dépôt de garantie :

1. comparaison des états des lieux : c’est une première étape évidente, vous devez comparer les états des lieux d’entrée et de sortie et identifier une éventuelle différence sur certaines lignes.
2. évaluation de la vétusté : imaginons une moquette passée de « Bon état » à « Etat moyen », il est nécessaire de comparer cette différence par rapport à la vétusté normale. Si la moquette a été usée pendant 10 ans une retenue ne serait pas justifiée, s’il s’agit d’une location d’une année une retenue pourrait s’expliquer (voir notre article complet sur le calcul de la vétusté).
3. Justification de la retenue : il est ensuite nécessaire de réaliser des devis pour chiffrer les remises en état nécessaires (par exemple nettoyage complet de la moquette) et de transmettre ces éléments au locataire, en plus d’éventuelles photos illustrant la différence relevée en comparant les états des lieux d’entrée et de sortie.
4. Retenue sur le dépôt de garantie : le bailleur peut alors effectuer une retenue sur le dépôt de garantie et même lui demander de compenser les éventuelles réparations non couvertes par le dépôt de garantie. Le locataire peut évidemment contester ces retenues et ces demandes à tout moment.

Etat des lieux PDF ou application d’état des lieux

Les états des lieux que nous proposons sont au format PDF. Il s’agit même de formulaires pdf qui ont donc l’avantage de pouvoir être remplis en ligne ou après impression papier; il est donc possible de démarrer la rédaction de l’état des lieux en avance, et de la finir en présence du locataire.

Par rapport aux modèles d’état des lieux classique en version papier, le modèle PDF a l’avantage de pouvoir être corrigé rapidement, de s’adapter aux différentes tailles de biens et même d’être signés électroniquement.

Depuis quelques années des applications tablettes d’état des lieux ont vu le jour. Elles peuvent simplifier partiellement la vie des agences immobilières, mais nous ne les recommandons pas pour des particuliers car leur prise en main n’est souvent pas aisée, leurs tarifs ne sont pas adaptés à une utilisation tous les 2-3 ans, et surtout en cas de mauvaise manipulation vous risquez de perdre toutes les informations saisies.