Modèles PDF entrée ET sortie, spécifiques au nombre de pièces

Nous vous mettons à disposition ci-dessus des modèles d’état des lieux téléchargeables. Nous allons essayer dans la suite de l’article de répondre aux principales questions que vous vous posez autour de l’état des lieux.

Quel modèle choisir ?

Deux types de modèles sont en général disponibles :

• les modèles d’état des lieux avec l’entrée et la sortie sur le même document
• les modèles avec seulement l’entrée ou la sortie

Pour les modèles d’état des lieux PDF, nous recommandons ceux qui proposent l’entrée et la sortie sur le même document. Rien ne vous oblige à réaliser la sortie sur le même document, mais si vous avez la possibilité de le faire cela permet de comparer facilement les états d’entrée et de sortie.

Pour notre modèle d’état des lieux numérique, vous pouvez plus simplement lors de la sortie reprendre le lien de sauvegarde de l’état d’entrée, changer la date et le type, puis modifier les annotations si nécessaire.

Comment remplir votre état des lieux ?

Après avoir téléchargé votre modèle, vous pouvez le remplir en présence du locataire. Voici les étapes importantes à respecter :

Informations générales

Comme sur un bail de location, il est primordial de renseigner l’adresse du bien en location, les noms et adresses des différentes parties (s’il s’agit d’un état des lieux de sortie précisez notamment la nouvelle adresse de correspondance de vos anciens locataires), de rappeler le nombre de pièces et la surface.

Vous pouvez en profiter pour noter le nom de l’ancien locataire et le numéro de la ligne téléphonique qui servira au nouveau locataire pour ses ouvertures de ligne internet/téléphone/énergie comme nous allons le voir.

Installations et équipements

Dernier point important, vous devez lister avec précision le nombre de clefs et leur destination. N’hésitez pas à prendre une photo du trousseau. Il est en effet primordial de récupérer le nombre exact de clef à l’état des lieux de sortie pour s’assurer qu’une clef ne se ballade pas dans la nature. Le cas échéant vous pourriez demander au locataire de refaire une serrure complète. Profitez-en pour lui remettre la carte de sécurité de la clef s’il souhaite éventuellement refaire des jeux de clefs.

Téléchargez le modèle d’état des lieux simplifié au format pdf

Etat des lieux pièce par pièce

L’objectif principal de l’état des lieux est de définir l’état de chaque pièce, en la décomposant par grande section : plafond, mur, sol, plinthes, fenêtres… Notre état des lieux type détaille les principaux éléments de chaque pièce, avec éventuellement leurs spécificités quand il s’agit d’une salle de bains ou d’une cuisine.

Vous devez noter pour chaque ligne l’état selon la grille ci-dessous :

• Très bon état : l’équivalent de neuf ou de comme neuf.
• Bon état : l’équivalent de neuf mais avec des défauts; par exemple un mur parfaitement blanc, avec quelques marques
• Etat moyen ou passable : l’équivalent d’état d’usage, vous voyez du premier coup d’oeil que l’équipement a vécu; c’est le cas par exemple pour un parquet griffé à de nombreux endroits, de murs dont la peinture est passée ou d’une fenêtre qui ferme avec difficulté
• Mauvais état : un mur cloqué, une porte qui ferme mal, un parquet dont il manque des lattes; si vous choisissez cet état vous ne pourrez concrètement rien reprocher au locataire lors de l’état des lieux de sortie

A noter qu’en cas d’absence d’état des lieux d’entrée, le logement est considéré avoir été reçu en bon état par le locataire (ou restitué en bon état en cas d’absence d’état des lieux de sortie). Plus d’infos sur notre fiche concernant l’absence d’état des lieux.

Nous vous recommandons par ailleurs d’indiquer des commentaires en regard de l’état sur chaque ligne : traces en bas du mur près de la porte, latte fendue près de la cheminée, autant de précisions qui vous permettront de définir d’éventuelles dégradations supplémentaires occasionnées par le locataire lors de l’état des lieux de sortie. Plus de détails sur notre fiche État des lieux de sortie : modèle et conseils importants.

Conseil Smartloc

Il est parfois compliqué de définir en un seul mot l’état d’un mur ou d’un plafond.

N’hésitez donc pas à prendre des photos et à les envoyer par mail au locataire à l’issue de l’état des lieux.

Dans l’exemple ci-contre, la photo décrit beaucoup plus facilement que le texte le mauvais état d’un garde-corps.

Téléchargez le modèle d’état des lieux simplifié au format pdf

Mobilier

Si vous êtes en location meublée, pas besoin de préciser les meubles dans l’état des lieux, ils sont normalement détaillés dans l’inventaire des meubles. Pensez néanmoins à prendre des photos de ces meubles lors de l’état des lieux d’entrée, car en général l’inventaire n’inclut pas de photos en annexes. Plus de détails sur notre fiche État des lieux d’un meublé.

Si vous êtes en location vide, vous devez indiquez les meubles dans l’état des lieux car vous n’avez pas d’inventaire séparé. Pour chaque pièce vous pouvez lister les meubles en commentaire général. Attention à n’ajouter que les meubles dont vous serez en mesure d’assurer le remplacement ou la réparation. En effet chaque meuble indiqué à l’état des lieux fera partie de l’objet du bail dont la jouissance est garantie au locataire. Si vous souhaitez vous éviter cette obligation, vous pouvez ajouter une clause de mise à disposition des meubles.

Copie et signature de l’état des lieux

En pratique nous vous recommandons de faire signer l’état des lieux à tous les locataires présents sur le bail. En effet en cas de départ d’un des colocataires en cours de bail – ou de séparation d’un couple en concubinage – il sera préférable d’avoir la signature du locataire restant sur l’état des lieux d’entrée, évitant ainsi les contestations en cas d’utilisation du dépôt de garantie. Si vraiment un des locataires n’étaient pas disponibles, il peut donner procuration pour l’état des lieux.

Pour rappel la solidarité d’un des colocataires s’éteint 6 mois après son départ, n’hésitez donc pas à faire un état des lieux de sortie intermédiaire lors du congé d’un des colocataires (plus d’infos sur la solidarité des colocataires via notre bail colocation).

Concernant le nombre d’exemplaires, vous pouvez faire l’état des lieux sur un seul modèle, puis envoyer la copie scannée au locataire, ou encore mieux lui laisser prendre en photo l’état des lieux lors de la remise des clefs. En pratique nous vous recommandons de conserver l’original, en vous rappelant bien que vous devez fournir un deuxième original ou une copie du premier au locataire. Plus d’infos sur ces subtilités sur notre fiche qui explique comment gérer les exemplaires du bail et de l’état des lieux.

N’oubliez pas de faire parapher toutes les pages si l’état des lieux est sur plusieurs feuilles. Une feuille volante non paraphée n’ayant pas de valeur, le locataire pourrait contester la validité des éléments de la feuille concernée (les assurances loyers impayés indiquent d’ailleurs que les états des lieux ou les baux non paraphés peuvent entraîner une déchéance de garantie sur la partie dégradations).

Signature électronique de l'état des lieux

Vous pouvez utiliser notre état des lieux numérique si vous souhaitez passer par une signature électronique. Les signatures seront dessinées par les locataires et le propriétaire, puis ajoutées au fichier pdf final qui vous sera envoyé par mail.

Compléter l’état des lieux a posteriori

Une fois l’état des lieux signé, le locataire peut se rendre compte de dysfonctionnements ou de dégradations. Il dispose de 10 jours à compter de l’entrée dans les lieux pour demander au bailleur de compléter l’état des lieux. Si sa demande est refusée, il peut saisir la commission départementale de conciliation, ou assigner directement le bailleur devant le tribunal d’instance.

Par ailleurs lors du premier mois de chauffe, le locataire peut demander à modifier l’état des lieux concernant les éléments de chauffage.

Le cas échéant il n’est pas nécessaire de modifier le document original d’état des lieux, il suffit de faire un échange mail entre locataire et propriétaire, où chacun donne son accord sur la modification envisagée.