Combien d’exemplaires pour le bail et l’état des lieux ?

Nous proposons depuis 2015 la signature électronique du bail de location, mais la majorité des propriétaires préfèrent signer de manière manuscrite. Se pose alors la question du nombre d’exemplaires pour le bail et ses (nombreuses) annexes : diagnostic, état des lieux, acte de caution…

Commençons par rappeler que théoriquement le bail doit être rédigé en autant d’exemplaires que de parties conformément à l’article 1375 du Code Civil; pour l’état des lieux cette obligation est même rappelée à l’article 3-2 de la loi de 89.

En pratique il peut être très pénible d’imprimer un bail et ses annexes en 10 exemplaires si vous avez 4 colocataires avec un garant chacun. Avec toutes les annexes le bail peut rapidement avoir 50 pages ou plus.

Pour l’état des lieux le problème est encore plus important quand vous le remplissez manuscritement; vous n’allez pas pouvoir recopier tous les mentions manuscrites sur 10 exemplaires.

La solution de la signature électronique du bail résout théoriquement ce problème, en étant parfaitement acceptée par les tribunaux. Si vous décidez de partir sur un bail manuscrit, sachez que l’article 3-3 de la loi de 89 prévoit que vous pouvez envoyer les diagnostics par mail, cela vous permettra de diminuer fortement le nombre d’impressions.

bail numérique

Rédigez votre bail en ligne
avec clauses & annexes conformes

Bail de location Smartloc

Pour l’état des lieux vous pouvez choisir également de passer par une application d’état des lieux avec signature électronique. Si vous décidez de partir sur un état des lieux manuscrit, nous vous proposons une technique qui permet d’éviter de remplir plusieurs états des lieux, même si vous devez garder en tête qu’elle n’est en théorie pas valable.

Vous remplissez donc un seul exemplaire d’état des lieux et lors de la signature, demandez au locataire d’écrire à côté de sa signature la date et l’heure de la signature. Dans la foulée, scannez immédiatement le document en prenant des photos avec votre téléphone et envoyez ces photos scannées par mail au locataire. Cette technique peut également être utilisée si vous décidez de ne pas imprimer le bail en 10 exemplaires.

L’idée est 1) de permettre au locataire d’avoir une copie immédiate de l’original et de le conserver facilement en archive (contrairement à un papier) 2) que le locataire ne puisse pas vous dire que vous avez modifié entre-temps l’original avant de lui envoyer 2 jours plus tard un scan du document modifié.

Il est crucial de garder en tant que propriétaire l’original des documents, même si en pratique les scans sont acceptés par les assureurs ou les tribunaux en cas de contentieux.

Gérez votre location sans agence
Assurances Bail Quittances Indexation

Essayez gratuitement pendant 30 jours

Autres articles dans la même catégorie

Notre assurance loyer impayé vous permet de couvrir les colocations en bail unique solidaire. Un des gros avantages de ce contrat est qu’il continue à vous couvrir sur l’intégralité du loyer, même si un colocataire décide de partir en cours de bail (pour rappel sa solidarité s’arrête rapidement à son départ). Voici les démarches à […]

De nombreux propriétaires utilisant notre assistant de gestion locative nous demandent s’il est nécessaire de déclarer son locataire aux impôts lors de la conclusion d’un bail. La réponse est simple : non vous n’avez pas besoin de faire enregistrer votre nouveau bail aux impôts. Cette information est directement vérifiable sur le site des impôts. Voilà […]

La réponse à cette question est assez simple : oui le locataire peut héberger qui il veut dans sa location en résidence principale, sans que le bailleur puisse s’y opposer, à condition d’occuper le logement en même temps que la personne hébergée. Cette question nous est parfois posée par des propriétaires qui utilisent notre assistant […]

En raison de la crise sanitaire et du nouveau confinement, les entreprises sont amenées à mettre une partie de son personnel au chômage partiel. Peut-être est-ce le cas du candidat qui souhaite louer votre logement ? Rassurez-vous, nous allons vous expliquer comment souscrire une assurance loyer impayé avec un candidat ayant eu du chômage partiel. […]