Nous proposons depuis 2015 la signature électronique du bail de location, mais la majorité des propriétaires préfèrent signer de manière manuscrite. Se pose alors la question du nombre d’exemplaires pour le bail et ses (nombreuses) annexes : diagnostic, état des lieux, acte de caution…

Commençons par rappeler que théoriquement le bail doit être rédigé en autant d’exemplaires que de parties conformément à l’article 1375 du Code Civil; pour l’état des lieux cette obligation est même rappelée à l’article 3-2 de la loi de 89.

En pratique il peut être très pénible d’imprimer un bail et ses annexes en 10 exemplaires si vous avez 4 colocataires avec un garant chacun. Avec toutes les annexes le bail peut rapidement avoir 50 pages ou plus.

Pour l’état des lieux le problème est encore plus important quand vous le remplissez manuscritement; vous n’allez pas pouvoir recopier tous les mentions manuscrites sur 10 exemplaires.

La solution de la signature électronique du bail résout théoriquement ce problème, en étant parfaitement acceptée par les tribunaux. Si vous décidez de partir sur un bail manuscrit, sachez que l’article 3-3 de la loi de 89 prévoit que vous pouvez envoyer les diagnostics par mail, cela vous permettra de diminuer fortement le nombre d’impressions.

Pour l’état des lieux vous pouvez choisir également de passer par une application d’état des lieux avec signature électronique. Si vous décidez de partir sur un état des lieux manuscrit, nous vous proposons une technique qui permet d’éviter de remplir plusieurs états des lieux, même si vous devez garder en tête qu’elle n’est en théorie pas valable.

Vous remplissez donc un seul exemplaire d’état des lieux et lors de la signature, demandez au locataire d’écrire à côté de sa signature la date et l’heure de la signature. Dans la foulée, scannez immédiatement le document en prenant des photos avec votre téléphone et envoyez ces photos scannées par mail au locataire. Cette technique peut également être utilisée si vous décidez de ne pas imprimer le bail en 10 exemplaires.

L’idée est 1) de permettre au locataire d’avoir une copie immédiate de l’original et de le conserver facilement en archive (contrairement à un papier) 2) que le locataire ne puisse pas vous dire que vous avez modifié entre-temps l’original avant de lui envoyer 2 jours plus tard un scan du document modifié.

Il est crucial de garder en tant que propriétaire l’original des documents, même si en pratique les scans sont acceptés par les assureurs ou les tribunaux en cas de contentieux.