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Signature électronique du bail de location

Chez Smartloc nous avons proposé dès 2015 la signature électronique pour le bail de location numérique.

Le modèle de bail obligatoire depuis la publication de la loi ALUR nous conforte dans ce choix : avec ses 5 pages, sa notice obligatoire de 14 pages et les différents diagnostics et autre extrait du règlement de copropriété, c’est plus de 40 pages que vous serez amené à signer, en 2 exemplaires ou plus.

Avant de détailler les multiples avantages de la signature en ligne pour votre bail type de location, nous allons vous donner un petit rappel sur la légalité de la signature électronique, puis vous expliquer comment cela fonctionne concrètement.

signature electronique

Les textes de loi qui régissent la signature électronique du bail

La signature électronique est admise à titre de preuve, en droit français, au même titre que la signature manuscrite.

C’est la loi du 13 mars 2000 (20 ans déjà !) qui pose les principes de la validité de la signature électronique :

Lorsque la signature est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat.

Voilà pour la théorie; en pratique la plupart des fournisseurs comme les banques, les assureurs, ou les opérateurs de téléphone utilisent déjà la signature électronique pour valider leur contrat, via des prestataires de signature certifiés.

C’est ce niveau de garanties que nous avons choisi d’utiliser via la solution proposée par Yousign. Ce type de signature électronique est opposable devant un juge comme l’ont confirmé plusieurs décisions de justice récente : un récent arrêt de la Cour de Cassation ou plus récemment la décision de 2020 qui fait même mention de notre prestataire de signature Yousign.

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La signature électronique du bail en pratique

Vérification de l’identité du locataire

Techniquement différents niveaux de preuves sont demandés pour vérifier que c’est bien la personne inscrite au contrat qui signe le document à distance.

Nous utilisons une solution qui valide à la fois le mail du locataire, mais surtout son numéro de téléphone en lui envoyant un code SMS.

Toutes ces preuves sont regroupées dans un dossier de preuves conservé par notre prestataire certifié pendant 10 ans sur un serveur sécurisé. Ce dossier de preuves est accessible sur demande en cas de contentieux avec le locataire.

Identification du signataire en tant qu'occupant

En plus de ces solutions techniques légalement prévues et reconnues en pratique par les tribunaux, nos avocats sur ce sujet nous ont confirmé que le locataire en place aura du mal en pratique à prouver qu’il n’a pas signé de bail, puisqu’il est dans les lieux. Il peut alors fournir un faux (comme dans le cas d’un bail manuscrit d’ailleurs), mais dans ce cas nous allons voir que la signature électronique est plus sure que la signature papier.

Verrouillage du bail électronique

En effet une fois signé électroniquement le document est verrouillé par des algorithmes mathématiques complexes, empêchant toute modification a posteriori du document.

Contrairement à un bail papier rempli à la main où il est toujours possible de faire des modifications, le bail électronique est inviolable, un jeton d’horodatage étant directement attaché au fichier pdf que vous récupérez in fine.

Paraphe inutile en signature électronique

Sachez également qu’il n’est alors pas nécessaire de parapher chaque page comme sur une signature manuscrite, le document est verrouillé et signé en entier. Plus besoin de parapher des dizaines de pages et vous êtes certain de conserver un document complet.

capture signature

Exemple de tampon de signature électronique

Exemple Pour vous donner une idée du document final, vous trouverez au lien suivant la liste des charges locatives signée électroniquement. Il est possible de dessiner sa signature ou simplement d’insérer un tampon automatique de signature, comme nous l’avons vu ce sont les preuves électroniques qui font foi (le code SMS notamment) et non le tracé de la signature.

Signature électronique des annexes au bail de location

La signature électronique que nous avons évoquée pour le bail s’entend également pour toutes les annexes qui seront agrégées au format pdf via notre outil de bail numérique.

C’est donc le cas des diagnostics, du règlement de copropriété ou d’un inventaire des meubles que vous auriez préparé à l’avance.

Signature électronique de l’acte de caution solidaire

Depuis début 2022, le législateur a réintroduit l’obligation des mentions manuscrites sur l’acte de caution; il a cependant prévu que ces mentions pouvaient être apposées numériquement.

Nous avons intégré cette apposition numérique des mentions manuscrites sur le parcours de signature électronique. La signature du bail et de l’acte de caution par les garants est donc confirme via Smartloc. Pour plus d’informations, nous avons rédigé une page dédiée sur la signature électronique de l’acte de caution par le garant en détaillant le processus.

Signature électronique de l’état des lieux

L’état des lieux est une annexe complexe à signer électroniquement, car le document est bien souvent rempli en direct lors de l’entrée dans les lieux, contrairement au bail qui est signé électroniquement en avance.

Il est difficile de le remplir en avance puisqu’en pratique le locataire voudra constater les observations avant de signer.

Il est par ailleurs plus simple de remplir l’état des lieux sous format papier lorsque l’on est un particulier, que d’utiliser des applications coûteuses et parfois complexes à prendre en main.

Si vous souhaitez malgré tout avoir une version électronique de l’état des lieux, il est possible de remplir notre modèle d’état des lieux sous format numérique avec une signature au doigt.

La version numérique est accessible sur smartphone ou tablette, vous pouvez cocher les cases et remplir les champs libres de commentaires. Attention cette signature numérique a une plus faible valeur que la signature par code SMS : elle n’est pas équivalente à une signature manuscrite sur papier, et elle ne bénéficie pas de la sécurité du code SMS et du dossier de preuves que nous avions évoqués pour le bail. En résumé c’est un simple scan de signature manuscrite qui est apposé sur le document, et donc potentiellement falsifiable.

Il existe donc un risque de contestation en cas de contentieux avec le locataire, il s’agit néanmoins d’un risque mineur qui peut aussi advenir sur un état des lieux papier non sécurisé, à vous de voir donc la solution que vous préférez.

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Avantages de la signature en ligne du bail

Passons maintenant aux avantages nombreux que vous offre la signature électronique pour votre bail de location. Voici la liste non exhaustive :

  • faire un geste pour la planète en évitant l’impression de 500 millions de pages par an en France
  • ne pas réimprimer le bail en cas d’erreur, ou le scanner une fois la signature effectuée
  • signer à distance le bail avec un locataire en vacances ou à l’étranger
  • gagner du temps entre l’accord bailleur-locataire et la signature, avec à la clef un risque de désistement qui diminue drastiquement
  • économiser un rendez-vous de signature, notamment avec des garants à distance qui ne souhaitent pas se déplacer
  • éviter les signatures tournantes par courrier : si vous avez 4 colocataires avec un garant chacun, l’envoi des 8 exemplaires en signature tournante par recommandé peut rapidement tourner au casse-tête

Sachez enfin que la signature électronique est acceptée par la plupart des garanties loyers impayés, et notamment dans le cadre de notre assurance loyer impayé.

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21 commentaires ont été déposés sur “Signature électronique du bail de location

  1. Client Smartloc le a posté:

    je souhaite utiliser votre service de signature électronique du bail et je souhaite savoir si en insérant un scan des actes de cautions qui auront été rédigés manuellement cela est conforme juridiquement pour la GLI que je compte prendre via vos services?

  2. Client Smartloc le a posté:

    Je vous contacte car suite à mon enregistrement sur votre site, j’ai opté pour la formule téléchargement du bail et des pièces jointes et ai souscrit à la signature électronique pour l’envoi des baux.

    Je loue mon appartement à un couple d’étudiants pour 9 mois, ils seront donc considérés comme colocataires. Leurs pères respectifs se portent garants de leurs enfants. Habitant chacun dans des villes différentes, la signature électronique m’a donc semblé idéale pour gagner du temps.

    Or, je m’aperçois que les actes de caution doivent être remplis et signés manuellement par les garants mais aussi par le bailleur, m’obligeant donc à faire un envoi postal de ces éléments indispensables à la constitution de mon dossier. Dès lors, la signature électronique n’a plus aucun intérêt dans la mesure où je vais me déplacer à la poste et payer des frais d’envoi postaux en + du coût afférent à la signature électronique.

    D’où mes questionnements:

    Est-il possible de joindre les actes de caution au bail et soustraire les garants à la réécriture manuelle pour envoi dématérialisé et validation par signature électronique des 2 parties?
    Sinon, comment me faire rembourser?

    Merci de votre retour.

    • Mathieu Chantalat le a posté:

      Nous vous confirmons qu’il n’est pas possible de faire signer les actes de caution en ligne.

      La signature électronique vous permet par contre de faire signer le bail aux garants.

      Les agences ont l’habitude de demander aux garants de passer par une authentification de la signature en mairie pour les actes de caution à distance
      https://www.bailtype.fr/guide/authentification-en-mairie-dun-acte-de-caution-solidaire/

      Combiné à la signature du bail cela fonctionne bien.

      J’espère avoir répondu à votre question. Si finalement vous décidiez de ne pas signer en ligne nous pourrons vous rembourser les frais de signature (pas ceux du bail) il suffit de nous le demander en réponse de ce mail.

  3. Client Smartloc le a posté:

    bonjour, je suis bailleur et souhaite finaliser la location de mon appartement. Le contrat de bail est rédigé et accepté par le locataire. Il me semble que vous proposez un service de certification de signature électronique. Comment cela fonctionne-t-il et quels sont vos tarifs pour ce service?

    • Mathieu Chantalat le a posté:

      c’est une option du bail effectivement, elle est à 4€ par signataire

  4. Paul Dunon le a posté:

    Il faudrait préciser sur votre site qu’une fois le processus de signature déclenché, il n’est pas possible de corriger une typo dans une adresse mail ou dans un numéro de portable. Dans ce cas, il faut annuler la totalité de la signature (cad pour tous les signataires) et repayer 4euros par signature, juste pour corriger une typo. Un peu sévère je trouve ….

    • Mathieu Chantalat le a posté:

      Bonjour,

      Oui normalement c’est précisé, pour des raisons évidentes de sécurité, les coordonnées qui définissent l’identité du signataire ne sont pas modifiables. Nous précisons bien qu’en cas d’erreur vous pouvez contacter notre support, je crois que c’est ce que vous avez fait, l’équipe vous a donc remboursé les frais de la première signature annulée. Désolé pour le contretemps sur le format du numéro nous allons regarder l’éventuel problème. Bonne soirée.

  5. Julie le a posté:

    Bonjour,
    J’aurais juste voulu avoir une précision sur les 4€ par signataires (le nombre de signataires correspond-il au bailleur + x locataires)
    Merci
    Julie

    • Mathieu Chantalat le a posté:

      Bonjour,

      Oui ce sont toutes les personnes qui signent : bailleur, locataires et éventuels garants.

  6. DMC le a posté:

    bonsoir, j’ai un rdv lundi pour signer une bail et l’état de lieux. l’agence m’avais parlé de la signature électronique que je trouve très bien. seulement je viens de recevoir le contrat de location aujourd’hui avec une demande pour signer le bail électroniquement avec un code sms bien sur. ai je le droit de signer le bail avant l’état de lieux lundi?

    • Mathieu Chantalat le a posté:

      Oui vous pouvez signer avant l’état des lieux.

      • DMC le a posté:

        merci beaucoup!

  7. david le a posté:

    bonjour une fois le bail signé electroniquement (3 semaines avant l’etat des lieux) est il possible de le resilier ou d’annuler avant l’etat des lieux au cas ou un meilleur logement etait proposé ?

  8. JACQUART le a posté:

    Bonjour,
    comment peut-on garantir que c’est la bonne personne qui signe. En effet, il suffit de donner l’adresse de Monsieur Y et le numéro de téléphone de monsieur Y en disant qu’il s’agit de monsieur X pour mettre par exemple un garant qui en fait n’est même pas au courant ou d’accord. Quelle fiabilité peut-on avoir au niveau de l’identité de la personne qui signe?

    • Mathieu Chantalat le a posté:

      Bonjour,

      Pour un locataire le problème ne se pose pas vraiment, il va avoir du mal à contester son identité alors qu’il est dans le logement.

      Pour le garant le problème de l’identification se pose aussi lorsque vous envoyez les actes de caution par la Poste. La bonne solution selon nous est de demander un mail professionnel au garant ET de les appeler pour vérifier qu’il s’agit bien d’eux sur leurs mobiles.

      Mais évidemment pour prendre zéro risque la seule solution reste de faire venir les garants lors de l’état des lieux et de leur demander leur pièce d’identité.

      Nous fournissons avec la signature électronique une solution technique de signature et non pas une garantie sur l’absence de contentieux.

  9. Elhich le a posté:

    Bonjour j’ai signer un bail électronique pour un appartement que je dois logiquement intégrer le 27juin je souhaite me désister est ce possible. Merci cordialement.

    • Boris G. le a posté:

      Bonjour,

      Si vous avez signé le bail, vous vous êtes engagé, vous devez donc respecter le délai de préavis.

  10. LAURENT le a posté:

    Notre fille a signée electroniquement par YOUSIGN un bail avec une agence ainsi que nous même ses parents en tant que garants cela fait plus d une semaine et nous n avons pas de retour de signature de l agence.
    Je suppose que ce bail n est pas valable tant que je n obtiens pas leur signature électronique? L agence à t elle un délai pour retourner ce bail signé par ses soins car je souhaiterait l avoir pour faire des démarches nécessaires type EDF assurance apl… et on ne me répond pas ?
    Merci pour votre retour.

    Cdlt

    • Mathieu Chantalat le a posté:

      Bonjour,

      Effectivement il faut attendre que tout le monde est signé pour que le bail soit valide.

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