Chez Smartloc nous vous proposons de remplir le bail de location et ses annexes et de le signer de manière électronique si vous le souhaitez. Une des annexes ne pouvait malheureusement pas être signée de manière électronique jusqu’à fin 2018 car elle devait comporter des mentions manuscrites : l’acte de caution solidaire rempli et signé par le garant.

Les détails ci-dessous s’appliquent donc pour les actes de cautions signés avant le 25 novembre 2018 OU si vous souhaitez continuer en signature manuscrite après cette date – il est possible de passer en alternative par une signature électronique de l’acte de caution.

L’authentification en mairie au secours de la signature à distance

L’acte de caution solidaire devait comporter jusqu’au 25/11/2018 des mentions manuscrites obligatoires comme le précise l’article 22-1 de la loi du 6 juillet 1989 :

Il était donc nécessaire de remplir ce document à la main et de bien vérifier l’identité du signataire qui s’engageait pour le locataire. Le rendez-vous de signature semblait inévitable mais heureusement une autre solution était possible.

Vous pouviez tout simplement envoyer l’acte de caution par mail au garant, et lui demander de faire authentifier la signature du document en mairie. Il devait donc se rendre à la mairie de son domicile ou de sa résidence (de son ambassade ou de son consulat s’il se trouve à l’étranger), et faire alors légaliser sa signature en présentant le document à signer et une pièce d’identité qui sera vérifiée.

Pour rappel vous pouvez encore utiliser cette solution après le 25 novembre 2018 si vous préférez opter pour une signature manuscrite de l’acte de caution à la place d’une signature électronique.

Il est ensuite très facile au garant de renvoyer le document par la poste, ou de le transmettre au locataire qui pourra vous donner l’acte de cautionnement lors de l’état des lieux.

Un modèle d’acte de caution solidaire est fourni avec le modèle de bail pdf, vous pouvez également le trouver de manière indépendante sur notre page dédiée à l’acte de caution solidaire.

Attention aux usurpations d’identité

L’authentification en mairie est une solution préférable à la signature simple d’un modèle que vous transmettriez au locataire ou même directement à son garant et qui vous serait renvoyé simplement par courrier ou scan.

En le transmettant directement au locataire vous prenez le risque que le locataire remplisse et signe directement l’acte, à l’insu ou non du garant. Il sera alors simple pour le garant de prouver que ce n’est pas lui qui a porté les mentions manuscrites.

Même si vous l’envoyez directement au garant, il pourra également engager des manoeuvres dilatoires en cas d’impayés, en disant que ce n’est pas lui qui a signé.

L’authentification en mairie permet donc de désamorcer toute contestation, en plus de verrouiller avec certitude l’acte de caution solidaire.

Si le locataire refuse, expliquez-lui les risques potentiels d’usurpation et rassurez-le sur le fait que la démarche prend 10 minutes à l’accueil de votre mairie.