L’état des lieux d’entrée est un moment très important dans le cycle de la location pour un propriétaire : c’est le moment où il donne les clefs au locataire et où il perd le contrôle du logement.

Il est donc primordial de réaliser correctement l’état des lieux d’entrée et de transmettre les bonnes informations au locataire.

Quel modèle d’état des lieux d’entrée utiliser ?

Vous avez grosso modo le choix entre trois types de modèles pour votre état des lieux d’entrée :

• le modèle d’état des lieux PDF à double colonne entrée ET sortie
• le modèle d’état des lieux PDF à simple colonne entrée OU sortie
• le modèle numérique

Les 3 types de modèles sont disponibles sur cette page.

Le modèle à double entrée doit vous permettre de réaliser facilement l’état des lieux de sortie en annotant simplement celui d’entrée. Vous pourrez ainsi comparer facilement entrée et sortie et évaluer les éventuelles dégradations. Il est par contre plus compact que le modèle à simple colonne et donc plus difficile à remplir si vous souhaitez ajouter des commentaires.

Le modèle numérique que nous proposons est selon nous la meilleure solution puisqu’elle vous permet d’avoir un PDF mis en forme immédiatement, modifiable simplement lors de la sortie, avec des photos probantes.

Comment remplir l’état des lieux d’entrée ?

Nous expliquons en détail sur notre fiche Modèle état des lieux comment remplir un état des lieux. Nous allons essayer ici de vous donner des détails sur l’état des lieux d’entrée en particulier.

Bien souvent vous avez réalisé un état des lieux de sortie, quelques jours ou semaines avant l’entrée du nouveau locataire, vous pouvez donc utiliser la dernière version de sortie comme base de départ pour la version d’entrée. Attention ne remplissez pas l’état des lieux d’entrée à l’avance car le locataire risque de vouloir modifier certaines notations à la marge.

Pour chaque pièce, vous devez indiquer l’état de chaque composante (sol, murs, plafond etc). Pensez à indiquer des détails importants tels que le type de parquet, les marques de robinetterie ou le nombre de prises. Complétez vos observations avec des photos. L’idée est surtout d’avoir un référentiel clair sur l’état d’entrée dans le logement, afin d’éviter que le locataire ne le conteste lors de la sortie quelques mois ou années plus tard (voir notre fiche complète sur la contestation de l’état des lieux pour plus de détails).

Les 5 pièges à éviter lors de l’état des lieux d’entrée

Ne pas indiquer tous les meubles et équipements en location vide

En location meublée, tous les meubles sont mentionnés dans l’inventaire des meubles. En location vide par contre ils ne sont précisés que dans l’état des lieux et/ou dans le bail. Pensez à indiquer clairement tout ce que vous mettez à disposition du locataire. Tout ce qui n’est pas indiqué est supposé ne pas avoir existé, le locataire pourrait donc repartir avec un bibelot ou une TV qui n’aurait pas été mentionnée à l’entrée.

Laisser des meubles ou appareils vétustes

A contrario tous les meubles qui sont indiqués dans l’état des lieux en vide (ou dans l’inventaire en meublé) font partie de la chose louée. Le propriétaire est donc tenu de les remplacer en cas de pannes ou de problèmes.

Pensez donc à laisser des meubles et équipements en état de marche. Si un aspirateur ou un micro-onde est en mauvais état, remplacez-le, ou sinon ne l’indiquez pas sur l’état des lieux.

Ne pas faire un état des lieux des annexes

Bien souvent les propriétaires ne font pas d’état des lieux de la cave, du garage ou du grenier qui sont en annexes du logement principal. C’est un gros risque selon nous car vous pouvez tomber sur un locataire diogène qui va entasser des immondices dans ces annexes et qui refusera de les évacuer lors de son départ.

Le désencombrement d’une cave ou d’un box peut coûter plusieurs milliers d’euros, que vous ne pourrez pas récupérer si vous n’avez pas clairement indiqué l’état de ces locaux annexes lors de l’entrée.

Ne pas prendre de photos

Le poids des mots, le choc des photos : voilà un dicton qui fonctionne très bien sur l’état des lieux. Si vous avez besoin de faire des retenues sur le dépôt de garantie d’un locataire, les photos sont souvent une preuve irréfutable de l’état d’entrée.

Donc prenez des photos d’ensemble et de détails, vous pouvez les annexer au document signé via notre état des lieux numérique disponible sur la page Modèle état des lieux.

Ne pas faire signer tous les locataires

L’état des lieux d’entrée est le document de référence pour fixer l’état du logement au début de la location. Bien souvent tous les locataires ne peuvent pas être présents lors de l’entrée dans les lieux. Il est alors tentant de ne signer l’état des lieux qu’avec un seul locataire.

C’est selon nous une grosse erreur, car les locataires absents (colocataires ou conjoint/concubin), pourront toujours contester l’état initial si vous avez in fine des dommages dans le logement.

Idéalement trouvez une date avec tous les locataires présents, et à défaut demandez-leur de signer des procurations pour l’état des lieux.

Vous pouvez également décaler la date de l’entrée dans les lieux de quelques jours, sans forcément qu’elle corresponde pile à la date d’effet du bail pour l’entrée, ou à la fin du préavis pour la sortie. Plus d’infos sur notre fiche sur la fixation de la date d’état des lieux.

La remise des clefs et le début de la location

Une fois le modèle d’état des lieux d’entrée rempli, vous devez le signer et faire signer le locataire. Vous pouvez lui envoyer une copie scannée immédiatement si vous avez rempli un PDF papier. Si vous avez utilisé notre état des lieux numérique, tous les signataires reçoivent immédiatement le document.

Vous pouvez alors donner les clefs au locataire, à condition qu’il vous ait bien donné

• les chèques de premier loyer et de dépôt de garantie (ou une preuve de virement)
• l’attestation d’assurance habitation

Nous vous recommandons alors de lui donner les conseils pratiques pour bien entretenir le logement et démarrer sa location : comment changer le nom sur l’interphone ou la boîte aux lettres, les cycles d’entretien de la machine à laver, le contact du chauffagiste pour la chaudière, le contact de la gardienne, les contacts des artisans plombier et électricien de confiance que vous connaissez, comment ouvrir un contrat électricité etc.

Autant de sujets que vous connaissez et qui permettront au locataire de gagner du temps et d’éviter les déconvenues.