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Modèle état des lieux

Qui doit signer en théorie l’état des lieux ?

La signature de l’état des lieux répond aux mêmes règles que celles de la signature du bail, voici le tableau de synthèse identique (sachant que les garants n’ont pas besoin de signer l’état des lieux) :

Propriétaires Locataires
Personnes mariés (quelque soit le régime) Un des deux obligatoires, deuxième optionnel Un des deux obligatoires, deuxième recommandé
Personnes pacsées Propriétaire du bien seulement, deuxième nécessaire si convention spécifique Un des deux obligatoires, deuxième recommandé
Personnes en concubinage Propriétaire du bien seulement Tous les titulaires du bail
Colocataires non concubins Tous les titulaires du bail
Indivision Indivisaires ayant plus de 2/3 des parts ou mandataire nommé par cette majorité
SCI Tous les propriétaires sauf pouvoir spécifique lié aux statuts
Personne mineure Les parents

Voilà pour la théorie. Concernant les couples locataires mariés ou pacsés, même s’il n’est pas forcément nécessaire de faire signer les 2 à l’entrée, nous le recommandons. S’ils divorcent ou se séparent en cours de bail vous allez vous retrouver avec des locataires sortants qui ne seront plus solidaires et qui pourront éventuellement contester la signature de l’état des lieux d’entrée.

En pratique il se peut qu’un locataire ou que le propriétaire ne soit pas disponible à une date donnée et souhaite alors donner procuration à un proche ou à un professionnel.

Comment faire une procuration en cas d’absence lors de l’état des lieux ?

Il est tout à fait possible de se faire représenter par un tiers lors de l’état des lieux.

Quand c’est le locataire qui veut se faire représenter, il va falloir faire une procuration. Bien souvent c’est un des colocataires qui en représente un autre, ou un concubin son compagnon. La procuration évite au propriétaire d’avoir des contestations a posteriori sur l’état des lieux d’entrée ou de sortie. Il faut néanmoins que la procuration soit correctement rédigée, en voici un modèle.

Je soussigné [prénom et nom du locataire], donne procuration à [prénom et nom du représentant] pour me représenter lors de l’état des lieux d’entrée [ou de sortie] en date du [date de l’état des lieux] qui se déroulera dans le logement sis [adresse du logement].

J’accepte que [prénom et nom du représentant] s’engage pour moi sur l’état constaté du logement à cette date, et renonce par conséquent à toute contestation future sur les observations qui seront faites sur le document signé par ses soins.

Quand il s’agit du propriétaire qui est représenté par un tiers, la procuration est moins importante dans la mesure où il y a moins de chances que le propriétaire conteste l’état des lieux. Néanmoins il est préférable d’en faire signer une au cas où le locataire le demande.

Propriétaire représenté par un professionnel

Si le propriétaire veut se faire représenter par une agence ou un huissier lors de l’état des lieux, il n’est pas nécessaire de faire une procuration, la commande de la prestation suffit à mandater le professionnel.

Comment signer l’état des lieux avec une procuration ?

Une fois la procuration faite, le représentant se rend au rendez-vous normalement, et réalise l’état des lieux. Il faudra indiquer dans la liste des locataires « Locataire X représenté par Y ».

Au moment de la signature, Y va signer dans la case réservée au locataire X en indiquant à côté de sa signature « Y représentant X ». Si Y est également un des colocataires, il doit par ailleurs signer dans sa case.

Pour un agent ou un huissier représentant le propriétaire le principe est le même.

Alternatives à la procuration

Décaler la date de sortie

Bien souvent le locataire donné congé pour une date donnée, par exemple le 1er mars. Il respecte un délai de préavis de 1 ou 3 mois en fonction des cas. Dans notre fiche sur le congé locataire nous vous mettons à disposition un modèle de courrier de congé qui permet de se donner de la latitude sur la date de l’état des lieux de sortie.

Le préavis que nous devons respecter étant de [duree_preavis de 1 mois en meublée, 3 mois en vide sauf zone tendue ou motif spécifique] mois, je vous propose de résilier le bail en date du [respectez au minimum le délai de préavis + une marge de 10 jours car le délai court théoriquement à la date de réception du recommandé].

En conséquence je vous propose de réaliser l’état des lieux de sortie à cette date.

Je vous laisse me contacter directement pour fixer l’heure de rendez-vous ou me proposer d’autres créneaux si vous étiez indisponible à cette date. Je vous redonne mes coordonnées : [laisser a minima vos coordonnées mail, idéalement téléphone].

Rien ne vous empêche donc d’acter une fin de bail pour le 1er mars, mais de réaliser l’état des lieux quelques jours avant ou après cette date si une des parties devait être indisponible. Plus d’infos sur notre fiche Comment fixer la date d’état des lieux.

S’il s’agit d’une résiliation du bail par le propriétaire à la date d’anniversaire, le principe est le même : vous actez une fin de bail à un jour donné, mais vous êtes libre de vous mettre d’accord par écrit avec le locataire pour faire l’état des lieux quelques jours avant ou après.

Faire réaliser l’état des lieux par un huissier

En cas d’absence d’une des parties ou d’impossibilité de convenir d’un rendez-vous pour un état des lieux contradictoire, il est possible de demander à un huissier de réaliser l’état des lieux .

L’huissier réalisera l’état des lieux seul, donc il n’a pas besoin de représenter une des parties. Ces frais sont partagés dans la majorité des cas, pour plus de détails consultez notre fiche État des lieux par huissier : les 4 questions à se poser.

Absence d'état des lieux

Ne pas faire l’état des lieux n’est pas une option, car le logement est alors considéré être en bon état. C’est un piège pour les locataires à l’entrée et un problème pour les propriétaires à la sortie. Plus d’infos sur notre fiche Absence d’état des lieux.

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