L’état des lieux de sortie est un moment critique dans la gestion d’un bien. C’est en effet le moment où le propriétaire reprend possession de son logement. Il va pouvoir évaluer les éventuelles dégradations du locataire, et les travaux à réaliser avant de relouer.

Côté locataire la priorité est de récupérer le dépôt de garantie, l’état des lieux de sortie est donc un moment de tension et de stress.

Nous allons voir dans cet article comment aborder au mieux cette étape en tant que propriétaire.

Quel modèle utiliser pour un état des lieux de sortie ?

Trois possibilités pour réaliser votre état des lieux de sortie :

1. annoter l’état des lieux d’entrée et le contresigner avec la date de la sortie
2. remplir la colonne sortie si vous avez utilisé un état des lieux à double colonne
3. redémarrer depuis un modèle d’état des lieux vierge

D’après notre expérience, la solution 1 ne doit être utilisée que si vous avez de bonnes relations avec le locataire ET que le logement a subi peu d’usure (donc normalement que pour des locations de 1 ou 2 ans max). En effet les annotations ne sont pas une manière très rigoureuse de faire l’état des lieux de sortie, donc elle doivent se limiter à des mentions très courtes du type « Rien à signaler, identique à l’entrée sauf XXXX ».

Si vous avez utilisé un état des lieux à double colonne entrée et sortie, vous pouvez le compléter, idéalement à partir d’une photocopie de l’entrée pour éviter de modifier l’original d’entrée.

Dans les autres cas il est préférable de redémarrer depuis un modèle d’état des lieux vierge, et de comparer ensuite proprement les deux documents d’entrée et de sortie.

Pour remplir l’état des lieux de sortie, rien de particulier ne le différencie de l’état des lieux d’entrée, il faudra simplement renseigner en plus

• le fait qu’il s’agisse d’un état des lieux de sortie
• la date de sortie
• la prochaine adresse du locataire s’il la connaît

Réaliser si possible un pré-état des lieux de sortie

Cette pratique est courante chez les (bons) gestionnaires professionnels. Lorsque vous recevez le congé du locataire partant, nous vous conseillons de lui proposer de passer rapidement dans le logement pour lui indiquer les réparations locatives à effectuer avant de rendre les clefs.

L’objectif est que locataire comprenne que les réparations locatives et les dégradations sont de sa responsabilité et qu’elles vont donner lieu à une retenue si elles ne sont pas résolues.

Beaucoup de locataires préféreront refaire les joints de la douche ou boucher un trou dans un mur eux-mêmes, plutôt que de devoir payer cette intervention via une retenue sur le dépôt de garantie que vous aurez évaluée à partir d’un devis d’un professionnel forcément plus cher. Encore faut-il que le locataire ait le temps de réaliser cette réparation, d’où l’intérêt du pré-état des lieux de sortie.

Les 5 points de vigilance lors d’un état des lieux de sortie

L’état des lieux de sortie est assez sensible dans la mesure où il va potentiellement déterminer si le locataire doit payer pour des dégradations. Bien souvent le locataire se rend compte qu’il n’a pas été assez attentif lors de l’état des lieux d’entrée; de la même manière les propriétaires ont tendance à recourir à des tiers (notamment à des huissiers) uniquement pour l’état des lieux de sortie…

Voici nos 5 principales recommandations pour les propriétaires qui souhaitent éviter les contentieux une fois le locataire parti.

Prendre des photos des éventuelles dégradations

Si vous constatez des détériorations, il est important de les prendre en photos et de les envoyer immédiatement au locataire (ou de lui faire signer via notre état des lieux numérique).

Vous avez ainsi la certitude d’avoir des preuves graphiques incontestables de la dégradation, beaucoup plus explicite qu’une simple mention « Sols : mauvais état » ou « Peintures : trous » sur l’état des lieux.

Solder les dégradations immédiatement

Indiquez immédiatement au locataire que certaines dégradations donneront probablement lieu à une retenue, si celles-ci sont évidentes. Cela lui évitera la surprise de découvrir les retenues sur le dépôt de garantie plus tard, et augmentera sa propension à payer comme vous avez fait preuve de transparence.

Pour les réparations simples, vous pouvez même convenir immédiatement d’un forfait qui sera imputé au locataire. Cela vous évitera de devoir faire des devis et des courriers au locataire. Limitez-vous aux interventions dont vous connaissez bien le prix : repeindre un mur blanc, refaire les joints de la salle de bains, passer une entreprise de ménage.

Indiquez explicitement en commentaire à la fin de l’état des lieux que vous avez trouvé un accord. Par exemple

Relevé des compteurs

Avec les compteurs connectés le problème se pose de moins en mois car il est possible de suivre les consommations au jour près. Pour les anciens compteurs pensez bien à faire le relevé des kilowattheures inscrits en heures pleines et éventuellement en heures creuses. Il sera probablement nécessaire de faire un calcul au prorata si les factures du prochain locataire incluent la période d’occupation du précédent.

Restitution des clefs

Point très important : vérifiez bien que vous récupérez toutes les clefs lors de l’état des lieux de sortie. Vous ne voulez pas qu’une clef traîne dans la nature, que le locataire l’ait perdue ou qu’il en conserve un double. Evidemment il est toujours possible que le locataire ait réalisé un double après avoir perdu une clef sans vous le dire; néanmoins certains locataires ne verront pas le problème et vous indiqueront qu’ils ont perdu une clef.

Le cas échéant vous pouvez décider qu’il existe un risque de sécurité pour le prochain locataire et qu’il est nécessaire de changer la serrure, au frais du locataire partant.

Problèmes soulevés par le locataire

L’état des lieux de sortie est le meilleur moment pour faire le bilan des travaux de relocation que vous allez devoir effectuer avant l’arrivée du prochain locataire. En plus des dégradations que vous allez éventuellement indiquer, pensez à noter de votre côté les dysfonctionnements ou point négatif que locataire va vous indiquer : volet vétuste qui ferme mal, lit inconfortable en meublé, remontée nauséabonde des canalisations. Ce sont autant de problèmes que vous pourrez régler avant le prochain bail.

Retenues sur le dépôt de garantie après l’état des lieux de sortie

Motifs de retenue

En plus des éventuels impayés de loyer, vous pouvez faire des retenues sur le dépôt de garantie du locataire pour trois raisons :

• des réparations locatives : c’est en gros l’entretien courant que le locataire n’aurait pas réalisé en cours de bail. Vous avez une liste complète au lien suivant mais citons les joints de la salle de bains, l’entretien du jardin, la révision de la chaudière.
• des dégradations : il ne s’agit plus d’oubli mais de véritables négligences comme des trous dans la moquette, des taches sur le mur, un plan de travail fissuré.
• des frais d’intervention : ce peut être des frais de ménage si le logement a été rendu sale, la révision de la chaudière si elle n’a pas été faite dans l’année, la vidange de la fosse septique si elle n’a pas été réalisée depuis longtemps, etc

Calcul des retenues en fonction de la vétusté

Un concept fondamental est à prendre en compte pour calculer les retenues : la vétusté c’est à dire l’usure normale d’un logement. Nous l’expliquons en détail dans notre fiche sur la vétusté mais en résumé il est normal qu’une peinture jaunisse et que quelques traces apparaissent sur les murs après 5 ou 10 ans d’occupation.

Cette usure normale ne doit pas être facturée au locataire, seul l’usure anormale peut donner lieu à des retenues.

A noter que la vétusté normale et les dégradations sont très compliquées à évaluer lors de l’état des lieux de sortie d’un meublé, nous recommandons donc de ne faire des retenues pour les meubles qu’en cas d’absence ou de casse imputable au locataire.

Plus de détails sur le calcul de la vétusté sur notre fiche Grille de vétusté en location : comment la calculer ?.

Plus de détails sur les motifs de retenues avec des analyses de jurisprudence sur notre fiche Dépôt de garantie du bail : versement et restitution

Restitution du dépôt de garantie après l’état des lieux de sortie

Si vous ne constatez aucune différence entre l’état des lieux de sortie et celui d’entrée, vous êtes tenu de lui restituer son dépôt de garantie dans les délais suivants :

• pour un bail signé ou reconduit avant le 27 mars 2014 : le délai de restitution est de deux mois à compter de l’état des lieux de sortie.
• pour un bail signé après le 27 mars 2014 : le délai de restitution est d’un mois si l’état des lieux de sortie est identique à celui d’entrée; de deux mois sinon.

Si vous ne respectez pas les délais de restitution, le locataire est en droit de vous demander une pénalité de 10% du dépôt de garantie pour chaque mois indivisible de retard, sans compter d’éventuels frais de procédure à vos dépens (article 700).

Si vous avez besoin de faire des retenues voici un courrier permettant de justifier au locataire le calcul, vous devez l’accompagner des devis réalisés.
Modèle courrier pour retenues sur DG suite à dégradations