Les relations avec le locataire : le guide complet (2021)

Votre locataire est entré dans les lieux, le bail et les annexes sont signés, et vous avez encaissé le premier loyer et le dépôt de garantie.

La vie du bail démarre alors, et nous allons essayer de vous détailler dans ce guide les points essentiels à savoir pour bien gérer vos relations avec le locataire.

Nous traiterons ici des situations courantes hors l’indexation loyer et la régularisation des charges que nous avons déjà évoqués dans un guide précédent. De la quittance, en passant par la révision de la chaudière ou l’assurance habitation, nous allons vous faire un tour d’horizon complet des points à ne pas oublier pour gérer comme un pro.

Pourquoi les quittances sont-elles importantes ?

Il est important d’envoyer les quittances et avis d’échéance aux locataires chaque mois pour :

  • prévenir le locataire : vous évitez les « oublis » de paiement des locataires qui ne sont pas en virement automatique; vous leur indiquez les changements de loyer (indexation, régularisation)
  • vérifier vos paiements et relancer : vous réagissez rapidement via Smartloc pour relancer le locataire avec des mises en demeure préparées
  • respecter vos obligations : vous devez légalement envoyer les quittances si le locataire le demande, elles sont par ailleurs nécessaires pour les APL et votre comptabilité

Via notre service de gestion locative autonome, vous pouvez envoyer automatiquement les quittances au locataire, y compris la première quittance au prorata. Vous recevez par ailleurs un mail chaque mois pour bien vérifier que le locataire vous a payé et le relancer rapidement si nécessaire.

Pour plus de détails sur les quittances, consultez notre fiche sur la quittance, qui vous confirmera l’importance de ce document dans votre gestion.

Comment modifier le bail avec un avenant ?

Il se peut que vous ayez besoin de corriger une erreur sur le bail, ou de modifier un des paramètres de la location, par exemple la date d’exigibilité du loyer, la date d’effet ou encore de rajouter ou d’enlever un locataire.

Ce type de modification contractuelle doit se faire par écrit, idéalement via la signature d’un avenant au bail. Ce document est censé rappeler le contexte et définir les modifications. Il évite surtout les contestations a posteriori si les conditions n’ont pas été correctement définies. Exemple récent sur une de nos clients en gestion locative autonome : le client accorde une réduction de loyer suite à un ravalement de façade, mais finalement les travaux sont retardés; l’avenant doit prévoir ce type de cas particulier.

Dans le cadre de notre offre, nous accompagnons nos clients bailleurs dans la gestion de leurs avenants, en proposant notamment un modèle complet que vous pourrez retrouver sur notre fiche concernant l’avenant en cours de bail.

Un cas particulier où l’avenant n’est pas nécessaire : le départ d’un colocataire. Dans ce cas particulier, qu’il s’agisse d’une colocation ou d’un couple, si un des colocataires décide de vous donner un congé unilatéral, vous n’avez rien à faire et le bail se poursuit en l’état. Plus d’infos sur ce cas particulier complexe sur notre fiche sur le départ d’un colocataire.

Remplir l’attestation de loyer pour les APL du locataire

Il se peut que votre locataire soit éligible aux allocations logement, qu’on appelle par abus de langage APL, mais qui sont en réalité des ALS comme votre logement n’est probablement pas conventionné (plus d’infos sur notre article concernant les allocations logement).

Pour avoir le droit à ces allocations, le locataire va vous demander de remplir une attestation de loyer, pour laquelle vous trouverez un modèle remplissable en ligne sur notre article dédié au sujet. Nous vous recommandons également la lecture de notre fiche sur l’attestation de loyer pour une colocation qui traite de ce cas complexe.

Une fois l’attestation remplie, les APL seront versées et la CAF vous demandera simplement d’actualiser chaque année la situation du locataire, en téléchargeant éventuellement en ligne les quittances.

Le locataire peut-il sous-louer le logement ?

La sous-location, notamment pour quelques nuits, s’est développée ces dernières années. Elle permet au locataire d’optimiser ses revenus et de faire face à des loyers toujours plus élevés.

Rappelons que par défaut la sous-location est interdite, sauf accord du propriétaire. Si le bail ne prévoit pas de clause spécifique sur ce sujet, le locataire doit donc vous demander l’autorisation pour sous-louer son logement.

Si vous acceptez il est préférable de faire un avenant et de préciser les limites de l’autorisation de sous-location : nombre de nuitées maximum, type de location acceptées, loyer maximum de sous-location.

Cette autorisation devient obligatoire dans certaines zones tendues comme Paris pour que le locataire puisse louer sur Airbnb; plusieurs gestionnaires immobiliers ont choisi d’accepter la sous-location moyennant un partage des revenus que vous pouvez proposer au locataire.

Dernier point important sur le sujet : si le locataire sous-loue sans votre autorisation, vous pourrez demander la résiliation du bail et le remboursement des revenues tirés de la sous-location, en plus des loyers déjà perçus. Plus d’infos sur la sous-location sur notre fiche complète.

Qui doit réviser la chaudière ?

Si votre maison individuelle ou votre appartement en copropriété se chauffe via une chaudière ou un chauffe-eau, celui-ci doit être entretenu et contrôlé chaque année.

Cette obligation est transférée au locataire, qui doit s’assurer que sur chaque année civile la chaudière est révisée. Il doit alors vous transmettre chaque année un document attestant du contrôle.

Son obligation se limite à la production de cette attestation de contrôle annuel, vous ne pouvez malheureusement pas lui imposer un contrat d’entretien qui inclurait cette visite de contrôle annuel.

Plus d’informations sur ce point important sur notre fiche complète sur le contrôle de la chaudière par le locataire, vous y trouverez notamment une partie détaillant le point problématique des entrées et sorties des locataires.

Comment demander l’attestation d’assurance habitation au locataire ?

Tous les logements en location doivent être assurés par le locataire, on parle d’assurance multi-risques habitation. Nous avons parlé dans notre guide sur l’entrée dans les lieux de l’importance de récupérer l’attestation d’assurance initiale. Cette attestation doit également être transmise chaque année par le locataire.

En cas de refus de transmettre l’attestation, vous êtes autorisé à souscrire pour le compte du locataire et de lui répercuter le coût de cette assurance (très) importante puisqu’elle prend en charge la majorité des sinistres du logement, contrairement à votre assurance PNO.

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