Modèle de quittance de loyer gratuit (word + pdf )

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Notre modèle contient les mentions obligatoires :

  • Identification du bailleur et du locataire
  • adresse du logement concerné
  • mois d’échéance et date d’émission de la quittance
  • distinction des sommes payées (loyer et charges)

Envoi automatique des quittances pdf chaque mois

Nous vous mettons à disposition un modèle de quittance que vous pouvez imprimer, remplir et envoyer chaque mois au locataire.

C’est la manière classique mais un peu ancienne de procéder. Nous pouvons via notre offre de gestion locative en ligne vous proposer une édition et un envoi automatique par mail à chaque échéance.

La quittance est envoyée chaque mois au locataire avec l’avis d’échéance du mois suivant (ce qui permet d’éviter les oublis du locataire).

Nous vous prévenons quelque jours avant l’envoi de cette quittance. Deux options s’ouvrent à vous :

  1. le locataire a payé vous n’avez rien à faire, la quittance sera envoyée automatiquement
  2. le locataire n’a pas payé, notre équipe peut vous aider à gérer ce retard et les éventuels impayés.

C’est en effet un des avantages de notre gestion locative en ligne, en plus de bénéficier de l’envoi automatique des quittances, notre équipe vous assiste en cas de questions ou de problèmes (impayés, incidents, contentieux), vous fournit les modèles de document et de courrier nécessaires à la bonne gestion de votre bien, et enfin vous rappelle les échéances importantes de votre bail (indexation, préavis pour congé, obligation d’entretien du locataire).

Quittances obligatoires à demande du locataire

La transmission de la quittance est obligatoire si le locataire vous la demande. Vous pouvez lui envoyer par courrier électronique ou courrier postal.

Vous ne devez transmettre la quittance que si le locataire s’est acquitté de la totalité des sommes dues pour l’échéance correspondante.

Attention sachez que le locataire peut poursuivre le bailleur en cas d’absence de transmission des quittances, s’il est capable de prouver un préjudice.

Les cas sont rares mais l’exemple ci-contre démontre qu’il est possible de tomber sur un locataire procédurier qui rajoute à une procédure en cours le manquement de transmission des quittances.

Interdiction de facturer l’envoi des quittances

La facturation des quittances est considérée comme une clause abusive réputée non écrite. Le locataire n’a donc rien à payer et peut demander à être remboursé le cas échéant.

Certains gestionnaires continuent à facturer l’envoi de l’avis d’échéance, c’est un subterfuge limite, le locataire pouvant toujours refuser l’envoi de ce document préalable au paiement de l’échéance.

Combien de temps garder les quittances ?

En tant que propriétaire nous recommandons de ne pas supprimer les quittances envoyées au locataire. Via notre système de gestion locative en ligne elles sont envoyées par mail au locataire avec vous en copie, vous avez donc une copie en archive, en plus de pouvoir les récupérer sur votre espace de gestion.

Si vous utilisez un autre système essayez de les conserver le plus longtemps possible car voici les cas où on pourra vous demander des quittances historiques :

  • une vente d’un logement où l’acheteur vous demande les quittances pour justifier du bon paiement des loyers/
  • une assurance loyer impayé qui vous demande les quittances historiques si vous souhaitez souscrire en cours de bail
  • la CAF qui vous demande les quittances de l’année précédente pour valider les versements d’APL du locataire (source)
  • le comptable ou les impôts qui vous demandent les quittances pour justifier de l’encaissement des loyers déclarés en revenus imposables
  • le locataire qui perd les quittances envoyées et qui vous demande a posteriori des quittances sur plusieurs années ou plusieurs mois.

Cas particuliers de quittances

La plupart du temps la quittance de loyer est assez simple à remplir, vous indiquez la période, le loyer et les charges.

Certaines échéances peuvent s’avérer plus complexes :

  • la quittance d’entrée dans les lieux : le premier loyer doit être au prorata, vous devez par ailleurs ajouter le dépôt de garantie.
  • la quittance de régularisation des charges : si vous facturez les charges en provisions, il faut faire une quittance de régularisation chaque année.
  • la quittance d’indexation du loyer : chaque année nous vous recommandons d’indexer le loyer, il peut alors être nécessaire de faire une quittance au prorata d’indexation sur le mois si le changement ne se fait pas le premier du mois.
  • en cas d’impayés : si le locataire ne vous paie qu’une partie du loyer, vous devez lui émettre un reçu et non une quittance
  • la quittance de départ : idem que pour l’entrée, vous devez faire une quittance au prorata de la durée d’occupation sur le dernier mois

Toutes ces quittances spécifiques sont gérées sur votre espace de gestion lorsque vous souscrivez à notre gestion locative en ligne.

Quittance d’une colocation

Pour une colocation en bail unique, le loyer est payé solidairement par tous les locataires. En pratique ils peuvent décider de vous faire plusieurs virements séparés mais rien ne vous oblige à fournir des quittances séparées, puisque que vous donnez quittance à l’ensemble des titulaires du paiement pour le loyer unique prévu au contrat de location.

Certains locataires peuvent vous faire la demande d’une quittance séparée pour avoir un justificatif de domicile, sachez que la quittance avec tous les locataires peut très bien servir de justificatif, comme de nombreux autres documents en possession du locataire (voir la liste pour les passeports par exemple).

Pour les demandes d’APL, le colocataire devra transmettre à la CAF une attestation de loyer que vous pourrez lui fournir de manière séparée de l’envoi des quittances chaque mois.

Signature d’une quittance

La signature de la quittance n’est pas obligatoire, la plupart des gestionnaires immobiliers ne les signent pas car la quittance est l’équivalent d’une facture pour un service.

Chez Smartloc nous ne proposons pas la signature de la quittance électronique dans la mesure où la transmission via courrier électronique par le propriétaire suffit à prouver son identification.

Pour les quittances papiers les choses sont un peu plus compliquées car en soi un papier non signé n’a pas la même valeur qu’un mail transféré par le propriétaire, nous avons donc prévu sur le modèle de quittance un emplacement pour permettre au bailleur de signer la quittance imprimée le cas échéant.

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