L’entrée dans les lieux est une étape cruciale qui clôture la mise en location d’un bien. Elle est en effet primordiale sur deux plans : éviter les fraudes et partir sur des bases saines pour la suite de la location.

Nous avons rédigé ce guide pour vous résumer les pièges et les points importants à garder en tête lors de l’entrée dans les lieux : ne pas oublier un signataire, éviter les désistements, choisir le bon modèle d’état des lieux, détecter les fraudeurs avant la remise des clefs…

Tous ces bons réflexes viennent de notre expérience de gestion locative et d’accompagnement de milliers de bailleurs chaque année, donc ce sont des conseils éprouvés.

Comment signer un bail de location ?

Le préalable à l’entrée dans les lieux est la signature du bail de location. Nous recommandons en effet de signer le bail avant l’entrée dans les lieux, afin d’éviter les désistements mais aussi pour éviter les fraudes.

Commençons par expliquer comment signer un bail à l’avance. Le dossier de locataire est validé, celui-ci vous propose de rentrer le 1er mars alors que nous sommes le 10 février. Avec la signature électronique du bail de location, vous pouvez lui proposer de signer le bail à distance dès maintenant, en indiquant une date d’effet dans le futur, dans notre exemple le 1er mars.

Une fois le bail signé, vous pouvez également lui demander de vous le dépôt de garantie. Même si ce n’est pas une obligation, cela évite encore plus les désistements, et cela vous protégera contre les fraudeurs comme nous le verrons dans la dernière partie.

Pour en savoir plus sur la signature à l’avance du bail de location, consultez notre fiche complète sur le sujet, nous rentrons dans les détails en cas de décalage ou d’annulation.

Qui signe le bail de location ?

Définir les signataires d’un bail de location quand vous êtes propriétaire unique avec un locataire unique est assez simple. La situation peut se compliquer rapidement pour les couples, les indivisions ou les SCI côté propriétaires, pour les colocations côté locataire.

Nous avons réalisé un tableau de synthèse sur notre article sur les signataires du bail de location, nous vous le redonnons ci-dessous :

Dans le doute il est évidemment préférable de faire signer trop de monde que pas assez. C’est par exemple le cas des garants qui n’ont en théorie pas besoin de signer le bail, mais en pratique nous vous recommandons de leur faire signer; vous êtes en effet censé prouver que vous leur avez transmis une copie du contrat (en plus de leur acte de caution solidaire).

Quel modèle d’état des lieux utiliser ?

Pour bien préparer l’entrée dans les lieux, vous allez devoir choisir un modèle d’état des lieux d’entrée, et éventuellement un inventaire des meubles si vous êtes en location meublée.

Pour le modèle d’état des lieux d’entrée, il n’y a pas de modèle type comme sur le bail de location, vous allez grosso modo avoir le choix entre des modèles qui combinent entrée et sortie, ou des modèles plus compacts qui ne font que l’entrée ou la sortie. Nous proposons également des modèles en fonction du nombre de pièces sur notre page sur l’état des lieux.

Les modèles avec entrée/sortie combinés sont plus pratiques (si vous n’avez pas de contraintes d’imprimante), car ils vous permettront de comparer très rapidement l’état de chaque élément du logement entre entrée et sortie et de faire facilement les retenues sur le dépôt de garantie en conséquence.

Pour l’inventaire des meubles, nous proposons un tableau au format excel que vous pouvez préparer en avance de l’entrée dans les lieux; vous éviterez ainsi de devoir compter les fourchettes et les verres avec le locataire.

Comment ne pas rater l’entrée dans les lieux ?

Vous avez signé votre bail, vous avez récupéré un modèle d’état des lieux, il ne reste plus qu’à réaliser l’entrée dans les lieux. Ce moment est important car concrètement, une fois que vous avez donné les clefs au locataire, celui-ci est chez lui et vous n’aurez quasiment plus aucun moyen de pression. Il est donc très important, avant de donner les clefs, d’avoir validé les points suivants :

• tout le monde a signé le bail, les garants leurs actes de caution, et vous avez récupéré les documents définitifs
• vous avez l’intégralité du dossier de location
• vous avez reçu le dépôt de garantie et le premier loyer en virement, ou le locataire vous a fait des chèques (ne vous contentez pas de promesse de virement).
• le locataire vous a fourni l’attestation d’assurance habitation

Nous rentrons plus en détail dans les autres étapes à respecter sur notre checklist d’entrée dans les lieux, mais gardez en tête que c’est le dernier moment où vous pouvez détecter d’éventuels fraudeurs.

Pour les locataires de bonne foi c’est le bon moment pour leur expliquer le fonctionnement du logement, l’organisation de la copropriété, leur rappeler la nécessité de prendre à leurs noms les abonnements EDF/ Gaz / Eau le cas échéant, mais aussi la nécessité de procéder à la révision annuelle de la chaudière.

En plus de la liste des réparations locatives qui seront à leur charge en cours de location (liste que nous annexons sur notre modèle de bail), n’hésitez pas à leur faire un écrit avec les contacts importants, les éventuels modes d’emploi des machines si le logement est meublé, mais aussi leur rappeler vos coordonnées bancaires pour qu’ils mettent en place rapidement un virement automatique dès la deuxième échéance de loyer.