POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
1. Introduction
La présente politique de confidentialité a pour objectif d’informer les utilisateurs du site smartloc.fr (le « Site ») et du logiciel de gestion locative (le « Service ») sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, traitées et protégées, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.
2. Identité du responsable du traitement
Le site smartloc.fr est exploité par GINZA, responsable du traitement des données personnelles collectées via ses services.
Adresse : 10 rue de Penthièvre 75008 PARIS — N° d’immatriculation : RCS PARIS SIREN 751750548 — Représentant légal : Mathieu Chantalat - Email : equipe@smartloc.fr.
3. Catégories de données, finalités, bases légales et sous‑traitants
Le tableau ci‑dessous synthétise les traitements réalisés par Smartloc.
| Catégories de données | Finalités | Base légale | Sous‑traitants / Outils | Durée de conservation |
|---|---|---|---|---|
| Données d’identification (nom, prénom, e‑mail, téléphone, mot de passe chiffré) | Création et gestion du compte utilisateur, communications de service, support client | Exécution du contrat | OVH (hébergement), Mandrill / Mailchimp* (e‑mails) | Durée de conservation définie comme le minimum des durées de conservations des contrats de location, état des lieux, et dossiers locataire rattachés au compte |
| Contrats de location (adresse du logement, infos bailleur/locataire, loyer, annexes, etc.) | Rédaction des documents contractuels et gestion locative des logements | Exécution du contrat ; obligation légale | OVH, Mandrill / Mailchimp*, Yousign (signature électronique) | Baux non rattachés à un compte ou supprimés : 90 jours
Baux gratuits : 3 ans après la dernière mise à jour Baux payants : 5 ans après le dernier paiement Dossier de preuves et baux signés chez Yousign : 10 ans |
| États des lieux (adresse du logement, infos bailleur, état du logement, photos, etc.) | Rédaction des documents contractuels et gestion locative des logements | Exécution du contrat ; obligation légale | OVH, Mandrill / Mailchimp* | État des lieux rattaché à un bail : même durée de conservation que le bail
État des lieux non rattaché à un bail : 30 jours après la dernière mise à jour |
| Dossiers locataires (prénom, nom, e‑mail, revenus, statut, justificatifs) | Gestion de la fraude documentaire ; courtage en assurance loyer impayé | Intérêt légitime ; mesures précontractuelles | OVH ; Assureurs loyers impayés et courtiers partenaires ; DossierFacile | Dossiers soumis à vérification : 10 ans 3 mois sinon |
| Paiement | Gestion des abonnements et paiements | Exécution du contrat ; obligation légale (facturation) | OVH ; Stripe* (carte bancaire) ; GoCardless* (mandat SEPA) | Durée de conservation définie par le prestataire et nécessaire à la fourniture du service |
| Logs techniques et données de connexion (IP, date, erreurs) | Sécurité du site, gestion et résolution des bugs, indicateurs généraux | Intérêt légitime | OVH | 10 ans |
| Support client et messages | Réponses aux demandes et assistance | Intérêt légitime ; consentement implicite ; exécution du contrat | Front* (Frontapp) ; Jotform* | 10 ans |
| Données de signature électronique (fichiers signés, dossier de preuves) | Signature électronique des baux et de leurs annexes | Obligation légale ; exécution du contrat | Yousign | 10 ans |
| Mesures d’audience (sans cookies) | Indicateurs généraux sur les visiteurs du site | Intérêt légitime | Plausible analytics | Durée de conservation définie par le prestataire et nécessaire à la fourniture du service |
(*)Transferts hors UE : certains prestataires (ex. Mailchimp, Front, Stripe, Jotform) sont situés hors de l’Union européenne. Lorsqu’ils sont certifiés dans le cadre de l’EU‑US Data Privacy Framework, la Commission européenne considère que la protection est adéquate (décision du 10 juillet 2023). En l’absence de décision d’adéquation, des garanties appropriées sont mises en place (clauses contractuelles types).
4. Vos droits
Vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives post‑mortem. Lorsque la base légale est le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.
Vous pouvez exercer vos droits à l’adresse indiquée ci‑dessous. Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
5. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles (contrôle d’accès, chiffrement des mots de passe, journalisation, sauvegardes, revue des sous‑traitants, etc.).
6. Mesures d’audience et cookies
Nous utilisons uniquement des cookies et traceurs strictement nécessaires au bon fonctionnement du site et à la fourniture du service demandé par l’utilisateur.
Ces cookies techniques permettent par exemple de maintenir votre session ouverte, d’assurer la sécurité de l’authentification et le bon affichage des pages. Ils ne sont pas soumis à votre consentement préalable conformément aux recommandations de la CNIL.
Aucun cookie tiers, publicitaire, de mesure d’audience ni de suivi comportemental n’est déposé sur votre appareil. Par conséquent, aucune bannière de consentement n’est affichée lors de votre visite.
Vous pouvez toutefois configurer votre navigateur pour bloquer ou supprimer ces cookies essentiels, mais certaines fonctionnalités du site risquent alors de ne plus fonctionner correctement.
7. Contact RGPD
Pour toute question ou pour exercer vos droits : equipe@smartloc.fr ou courrier postal à l’adresse du responsable ci‑dessus.