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Mathieu Chantalat 3 octobre 2017 Gestion locative > Échéances importantes

Régularisation des charges locatives : mode d’emploi

Synthèse de l’article : vous devez régulariser la provision pour charges dès réception du décompte annuel de votre syndic. Il est nécessaire de prévenir le locataire un mois en avance et de tenir à sa disposition les justificatifs pendant 6 mois. Vous ne pouvez régulariser des charges dues depuis plus de 3 ans.

Si vous avez opté pour une provision pour charges dans votre bail de location (et non un forfait de charges possible en location meublée ou pour des colocataires), la loi vous oblige à régulariser cette provision chaque année en fonction des dépenses réellement engagées.

Nous allons essayer dans cet article de vous expliquer tous les points importants de cette régularisation des charges locatives, appelée aussi parfois liquidation des charges.

Cet article traite de la régularisation en cours de bail.

Si vous souhaitez savoir comment définir vos charges lors de la rédaction du bail (montant, provision ou forfait), consultez notre fiche pratique sur la fixation des charges dans le bail.

Quelles dépenses sont récupérables auprès du locataire ?

Sachez tout d’abord que les dépenses que vous pouvez refacturer au locataire au titre des charges sont limitativement indexées dans la liste des charges locatives publiées par décret. Elle contient les principaux postes de charges : ascenseur, eu froid et chaude, entretien des parties communes, menues réparations locatives, etc.

En pratique cette liste vous est surtout utile pour refacturer les charges d’une maison, dans le cas d’un immeuble en copropriété la majorité des charges locatives vous sont facturées par le syndic via votre appel de charges de copropriété. Dans le relevé annuel de charges qui vous est transmis, le syndic aura déjà fait la ventilation des charges récupérables en fonction de la liste légale.

Il vous suffira donc de prendre la part récupérable des charges de copropriété dans le relevé annuel, d’y ajouter éventuellement des charges que vous auriez directement réglées (notamment la taxe d’ordure ménagère qui ne peut être refacturée en dehors de la provision pour charges) et de comparer le montant total réellement engagé avec la provision qui vous a été payée.

A quel moment faire la régularisation des charges ?

La régularisation doit être faite le plus tôt possible, idéalement dès que vous recevez le décompte définitif des charges de copropriété. La loi impose alors de prévenir le locataire au moins un mois avant de procéder à la régularisation en lui transmettant notamment le décompte par nature de charges :

Un mois avant cette régularisation, le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires et, le cas échéant, une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs. Durant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires.

En dehors du décompte général par nature et le cas échéant des modalités de répartition, il n’est donc pas nécessaire de transmettre d’autres documents au locataire. A sa demande il est par contre nécessaire de lui transmettre le récapitulatif complet des charges par voie postale ou électronique.

Exemple d’un récapitulatif complet des charges de copropriété

Consultation des factures

Au-delà du décompte par nature de charges et le récapitulatif complet prévus par l’article 23 de loi de 89, le bailleur n’est pas tenu de transmettre l’ensemble des documents – notamment les factures – justifiant des charges locatives. La loi prévoit simplement qu’elles sont mises à disposition du locataire qui peut donc venir les consulter, le plus souvent chez le syndic qui les conserve dans le cas d’une copropriété (cf réponse ministérielle).

Comment régulariser les charges ?

En accompagnement du décompte de charges, vous devez envoyer un courrier ou un mail au locataire récapitulant le montant total qu’il a payé au titre des provisions, le montant réel dû, et la différence (positive ou négative) qui va modifier la prochaine échéance de loyer.

Voir un exemple de courrier de régularisation des charges

Dans notre exemple, imaginez que le locataire a réglé 1200€ de charges annuelles via la provision de 100€ mensuelle, et que les charges réelles étaient de 1150€ annuelles. Vous devez donc lui proposer de ne payer que 50€ de provisions au titre de la prochaine échéance (100€ de provision mensuelle – 50€ de trop-perçus annuels).

Vous pouvez pour cela lui envoyer un avis d’échéance de régularisation et/ou directement une quittance de régularisation une fois le virement effectué.

Quittances de régularisation avec le bail Zen

Notre offre bail Zen inclut l’envoi des quittances chaque mois et la possibilité de créer automatiquement un avis d’échéance et une quittance de régularisation des charges.

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Une fois la provision régularisée se pose la question de l’ajustement de la provision. Rien n’oblige le propriétaire à ajuster la provision aux dépenses réelles de l’exercice précédent. Dans notre précédent exemple, la différence entre le réel et le provisionné étant faible (moins de 10%) le bailleur peut choisir de rester sur une provision de 100€ et non pas de la basculer à 95€ (grosso modo 1150/12).

La question est particulièrement épineuse quand les charges locatives inclut une part significative de chauffage et d’eau chaude communes : le bailleur peut être tenté d’ajuster la provision en cas d’année exceptionnelle alors même que la moyenne historique de la provision est plus proche de celle fixée contractuellement.

Si la différence et importante et qu’elle n’est pas due à une hausse temporaire de chauffage, il est alors préférable de modifier la provision pour charges pour coller au plus juste sur le futur niveau de dépenses. Notre modèle de courrier/mail prévoit également un paragraphe indiquant au locataire le nouveau montant de la provision pour charges servant de base au calcul de la somme à payer.

A noter qu’il sera alors également nécessaire d’ajuster les quittances que vous envoyez au locataire.

Oubli de régularisation

Si vous oubliez de régulariser la provision pour charges, la loi ALUR a introduit une prescription pour les baux signés après le 27 mars 2014 : toute action au titre du bail est prescrite au bout de 3 ans, que ce soit en faveur ou en défaveur du bailleur. La question de la date de démarrage de la prescription n’est pas évidente pour la liquidation des charges, en copropriété on peut penser qu’il s’agit de la transmission par le syndic du relevés annuel de charges de la copropriété.

Dans ce délai de trois ans le bailleur peut rattraper une régularisation de charges qu’il aurait oubliée, la loi précisant simplement qu’une régularisation faite avec plus d’un an de retard doit être lissée mensuellement sur demande du locataire.

Au départ du locataire

En cas de départ du locataire en cours d’année, par exemple le 1er juin 2017, ce dernier a payé une provision pour charges au cours de l’exercice 2016, charges qui ne seront connues qu’en 2018 lors de la reddition des comptes de copropriété. Pour garantir le propriétaire sur une éventuelle régularisation en sa faveur, ce dernier est autorisé de retenir jusqu’à 20% du dépôt de garantie, retenue qu’il ne rendra au locataire qu’une fois le décompte de charges connues.

Cette retenue sera éventuellement dégrevée de la régularisation en faveur du bailleur, mais elle devra également être complétée si la régularisation se trouve en faveur du locataire. A noter évidemment que le propriétaire devra retenir dans son calcul le temps passé par le locataire dans le logement au prorata de l’exercice de charges – dans notre exemple 5/12 d’une année.

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